Crear formularios digitales

Desde el panel de Samsara, seleccione Formularios > Plantillas.

Seleccione + Crear > Construir una plantilla.

Dele un nombre al formulario en el campo Formulario sin título.

Agregue una sección a la plantilla con + Agregar sección.

1. Escriba el título de su sección en el campo Nueva sección.

2. Escriba su pregunta en la columna Pregunta.

3. Seleccione el botón de opción para elegir el tipo de respuesta.

   Consulte Tipos de respuestas en formularios digitales para obtener más información sobre cómo funciona cada Tipo de Respuesta.

   

4. Haga clic en la opción de hacer este campo obligatorio si es necesario que el trabajador responda la pregunta.

5. Para permitir que los trabajadores carguen imágenes, como documentos y fotos, que llenen automáticamente los campos del formulario según en el contenido de la imagen, seleccione el tipo de respuesta Archivos, luego Habilitar llenado automático con IA.

   Su organización debe tener acceso a la Inteligencia visual para usar esta función de IA.

   1. Agregue y vincule los campos que le gustaría llenar automáticamente con IA en el menú desplegable Llenar automáticamente desde.

      Los tipos de respuesta de campo admitidos que la Inteligencia visual de IA puede llenar incluyen campos de Activo, Texto, Número, Fecha/hora, Opción múltiple y Casilla de verificación.

   2. Agregue descripciones a cada campo vinculado para ayudar a guiar a la IA sobre qué datos específicos extraer de la imagen.

      Sea lo más detallado posible al escribir descripciones, porque estas son las instrucciones que utiliza la IA para mejorar la precisión de las indicaciones. Puede ajustar las descripciones para aumentar la precisión de la extracción con el tiempo.

6. Solo para los tipos de respuesta de Opción múltiple y Casillas de verificación: Si desea agregar acciones de seguimiento con base en cómo un trabajador responde a una pregunta de tipo Opción múltiple o Casillas de verificación, haga clic en Si la respuesta es..., seleccione en qué respuesta crear la acción de seguimiento, y luego seleccione + Agregar acción.

   Puede incluir una o más de las siguientes opciones de acciones de seguimiento:

   Acción	Descripción
   Exigir foto	El trabajador debe incluir una foto con su respuesta.
   Crear incidencia	Crea una incidencia en el formulario que el trabajador debe llenar y enviar. Las incidencias enviadas se pueden ver en el Buzón de incidencias de Flujos de trabajo conectados.
   Exigir nota	El trabajador debe escribir información adicional.
   Hacer una pregunta de seguimiento	Hace una pregunta adicional al trabajador. Esta opción está disponible solo en el plan Premier.

7. Agregue otra pregunta a la sección con + Agregar pregunta.

(Opcional) Para permitir que los trabajadores ingresen información estructurada en una tabla mientras llenan formularios, seleccione + Agregar tabla.

Las tablas pueden ser especialmente útiles para formularios que dependen de listas estructuradas, como los detalles de los testigos en un informe de accidente, o en auditorías e inspecciones donde múltiples defectos, tareas de mantenimiento o puntos de control de cumplimiento normativo necesitan registrarse de manera eficiente. Después de que un trabajador complete una fila en la tabla, tiene la opción de seguir agregando nuevas filas con información adicional según sea necesario. Para ver esto desde la perspectiva de los trabajadores, consulte Llenar un formulario digital.

1. Escriba el título de la tabla en el campo Tabla.

2. Si habilitó el llenado automático con IA al crear una sección en el paso 4, también podrá seleccionar la opción desplegable Llenar automáticamente la tabla desde.

   Esta opción le permite vincular campos que la IA llena automáticamente, según la imagen que un trabajador cargue.

   Su organización debe tener acceso a la Inteligencia visual para usar esta función de IA.

3. Defina cada columna.

4. Seleccione el botón de Texto para elegir el Tipo de respuesta.

   Los tipos de respuesta admitidos para tablas son Opción múltiple, Casillas de verificación, Texto, Número, Fecha/hora, Medios, Firma, y Persona.

5. Haga clic en la opción de hacer este campo obligatorio si es necesario que el trabajador responda la pregunta.

6. Agregue otra columna a la tabla con + Agregar pregunta.

Agregue tablas o secciones adicionales con preguntas, según sea necesario.

Haga clic en Guardar. Vea todas sus plantillas guardadas a través de Formularios > Plantillas.

Todas las plantillas guardadas son visibles instantáneamente como formularios digitales por todos los usuarios de su organización en el aplicación Samsara Driver.

Para ver el flujo de trabajo de cómo un usuario completa un formulario en la aplicación Samsara Driver, consulte Llenar un formulario digital.

Desde el panel de Samsara, seleccione Formularios > Plantillas.

Seleccione una plantilla predefinida.

1. Haga clic en Crear en la esquina superior derecha y seleccione Personalizar una plantilla predefinida.

2. Busque la plantilla en la biblioteca.

   Para encontrar un tipo específico de plantilla, utilice la búsqueda o los filtros para mostrar plantillas por:

   • Industria: Formularios específicos de la industria como construcción, servicios públicos y energía, gobierno y más.

   • Caso de uso: Seguridad, equipo, fuerza laboral, transporte.

   • Organismo normativo: OSHA, DOT.

Personalice la plantilla.

Modifique la plantilla según sea necesario para adaptarse a los requisitos de su organización.

Seleccione Guardar para agregar la plantilla a la lista de plantillas de su organización.

Asignar tareas a usuarios en un formulario.

Desde el panel de Samsara, seleccione Formularios > Plantillas.

Haga clic en + Crear en la esquina superior derecha y luego seleccione Crear una plantilla con IA.

Cargue el documento PDF que desea convertir en una plantilla, luego haga clic en Generar.

Revise el borrador de la plantilla de formulario generada por IA y realice los cambios que desee.

Haga clic en Guardar en la esquina superior derecha.

Todas las plantillas guardadas son visibles instantáneamente como formularios digitales por todos los usuarios de su organización en el aplicación Samsara Driver.