Nota
Los usuarios y conductores con una licencia de formularios y acceso al panel de Samsara también tienen acceso a todas las funciones dentro del panel de envíos, incluyendo Función de aprobación para flujos de trabajo conectados, si corresponde.
Después de que un usuario completa y envía un formulario, el formulario aparecerá en su panel de envíos (Formularios ( ) > Envíos). En el panel de envíos, puede ver y administrar los formularios completados y filtrarlos por fecha, etiqueta, plantilla del formulario, el usuario que lo envió, activo, geocerca, estado, aprobadores o puntuación del formulario. También puede exportar datos, incluidos los datos históricos de formularios eliminados, de los envíos de usuarios en el menú de más acciones ( ••• ) en la esquina superior derecha. Para aprender cómo aprobar formularios, consulte Función de aprobación para flujos de trabajo conectados.
Para obtener una vista detallada de la información que un usuario envió, puede seleccionar un formulario de la lista de Envíos.
Para obtener más información sobre las diversas funcionalidades dentro del panel de envíos, seleccione un tema a continuación:
Si es necesario, puede Editar un formulario, lo que sobrescribe todas las versiones anteriores del formulario al guardarlo. Todos los formularios y campos del formulario son editables, y todos los cambios serán permanentes al guardar. No es posible volver a una versión anterior del formulario una vez guardado. Los campos que son obligatorios no pueden dejarse vacíos.
Para editar un formulario:
Si recibe un formulario enviado que necesita el involucramiento de otra persona— como en flujos de trabajo con tareas de seguimiento— y el formulario está en un estado como No iniciado, En proceso, y Cambios solicitados, puede usar Reasignar para transferir el formulario a otra persona.
Con Reasignar, puede seleccionar al siguiente trabajador en el flujo de trabajo para asignarle un formulario parcialmente completado y compartirle información relevante para las tareas de seguimiento. Por ejemplo, en caso de que se haya enviado un formulario de análisis de seguridad laboral que necesita cambios, puede cambiar el estado del formulario a En proceso y luego Reasignar el formulario al trabajador correspondiente. Dicho trabajador recibirá una notificación de la reasignación para que pueda trabajar en el formulario
También puede usar esta función para corregir una asignación errónea de un formulario.
Para reasignar un formulario, siga las instrucciones a continuación.
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Seleccione un formulario del panel de envíos.
-
Asegúrese de que el estado del formulario sea el correcto para realizar la asignación y actualícelo si es necesario.
El estado del formulario cambia cómo se verá la reasignación para el próximo trabajador. Para casos de uso y los estados correspondientes que recomendamos utilizar, consulte la siguiente tabla:
Estado
Uso recomendado
Notificación
No iniciado
Corregir asignaciones incorrectas.
-
El nuevo asignado recibe una notificación de asignación de formulario, y el formulario aparece en la lista de tareas y en la bandeja de entrada del nuevo asignado.
-
Para formularios con flujo de trabajo de aprobación: El nuevo asignado recibe una notificación de asignación del formulario, el formulario aparece en la lista de tareas y en la bandeja de entrada del nuevo asignado.
En proceso
Asignar a un nuevo trabajador para completar el siguiente paso en el flujo de trabajo.
Completado
N/A
Sin notificación, tarea o cambio en la bandeja de entrada.
Necesita revisión
N/A
Solicitar cambios
Asignar cambios específicos a un formulario a otro trabajador.
Solo para formularios con flujo de trabajo de aprobación: El nuevo asignado recibe una notificación de cambios solicitados, el formulario aparece en la lista de tareas y en la bandeja de entrada. Si un administrador proporciona una nota, esa nota se incluye.
Aprobado
N/A
Sin notificación, tarea o cambio en la bandeja de entrada.
Archivado
N/A
-
-
Haga clic en el menú de más acciones ( ••• ) en la esquina superior derecha.
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Seleccione Reasignar.
-
Busque al conductor o usuario para reasignar el formulario enviado.
-
Haga clic en Siguiente para guardar.
La función Exportar PDF genera un archivo PDF para descargar para cualquier envío de formulario completado. Cada PDF incluye las respuestas del formulario, los detalles de la incidencia capturados en el momento de la exportación, las firmas, las imágenes y los metadatos relevantes.
Esta función le ayuda a mantener el cumplimiento normativo y prepararse para auditorías e informes internos al proporcionarle un formato uniforme para sus registros. También facilita el envío de correos electrónicos, la impresión o el almacenamiento de formularios en sistemas de administración de documentos (DMS).
Para exportar un formulario enviado desde el panel de Samsara, siga los pasos a continuación:
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Seleccione un formulario del panel de envíos.
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Haga clic en el menú de más acciones ( ••• ) en la esquina superior derecha.
-
Seleccione Exportar PDF.
Los PDF reflejan el envío del formulario en el momento en que lo exporta. Si los detalles de alguna incidencia cambian después de la exportación, esos cambios no aparecerán en el archivo. Los envíos complejos con varias imágenes pueden tardar más en generarse.
También puede exportar un envío de formulario a través de la API de Samsara, lo que puede automatizar la elaboración de informes, desencadenar exportaciones inmediatamente después del envío y enviar archivos PDF directamente a su DMS, software de planificación de recursos empresarial o archivos legales. Para obtener más información, visite nuestra documentación para desarrolladores para iniciar una solicitud de exportación de formulario en PDF y extraer un formulario PDF completo .
Si desea eliminar asignaciones de formularios que ya no son necesarias de la bandeja de entrada de un conductor, o si desea ocultar formularios de la vista en su panel de envíos, puede usar la función de Archivar. La función de Archivar está disponible en el menú desplegable de estado en la vista detallada.
Los formularios que se archivan se trasladan a la pestaña Archivados del panel de envíos. Los formularios que fueron asignados y luego archivados se eliminan de buzón del conductor. Los envíos ad-hoc que fueron enviados y luego archivados se eliminan de la lista de envíos del conductor.
También puede desarchivar o quitar un formulario de la sección de Archivados actualizando el formulario a un estado diferente. Los cambios de estado están limitados por el estado de Aprobación original del envío del formulario antes de ser archivado. Por ejemplo, los formularios que fueron marcados como Completado y luego archivados, solo pueden volver a Completado.
La siguiente tabla proporciona las opciones de estado a las que un formulario archivado puede regresar según su estado original:
|
Estado original |
Opciones para desarchivar |
|---|---|
|
Completado |
Completado |
|
No iniciado |
No iniciado |
|
Necesita revisión |
Necesita revisión |
|
Aprobado |
|
|
Solicitar cambios |
|
Los formularios que son asignados, archivados y luego desarchivados se devuelven al buzón del conductor. La notificación del formulario solo ocurre al momento de la asignación inicial del formulario y no tendrá una notificación adicional.
Los formularios archivados se eliminan de todas las columnas de Vista general de formularios. Cuando se desarchivan, se devuelven a las columnas de Vista general de formularios.
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