Para garantizar que los formularios se asignen de manera eficiente y se completen a tiempo, Flujos de trabajo conectados admite asignaciones únicas para trabajadores y conductores, asignaciones recurrentes y asignaciones basadas en desencadenantes. Estas funciones mejoran la gestión de flujos de trabajo, la rendición de cuentas y la calidad de los datos dentro de su organización.
Seleccione una opción para obtener más información sobre cada función:
Puede asignar un formulario a un trabajador o a un conductor para que lo complete una sola vez. Esto es útil para documentos como formularios de nuevas contrataciones e incorporación, informes de accidentes u otros formularios legales, de políticas o relacionados con el cumplimiento normativo que solo necesitan completarse una vez.
Para asignar una plantilla de formulario a trabajadores o conductores para su realización única, realice el siguiente flujo de trabajo:
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Desde el panel de Samsara, seleccione Flujos de trabajo (
).
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Haga clic en Asignar en la plantilla y luego seleccione Una vez.
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Utilice la barra de búsqueda para seleccionar quién estará asignado al formulario. Puede buscar por etiqueta o por trabajador.
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Haga clic en Siguiente.
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Establezca una fecha de vencimiento.
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Guardar.
Puede crear cronogramas que asignen formularios a trabajadores y conductores de forma recurrente. Ejemplos de formularios recurrentes incluyen listas de verificación diarias previas y posteriores al trayecto, registros semanales de mantenimiento o autoevaluaciones de revisión de desempeño trimestrales o anuales. Los cronogramas se pueden configurar para asignar formularios a diario, semanalmente, mensualmente o en intervalos personalizados, según las necesidades de su organización.
Los conductores y trabajadores recibirán notificaciones acerca de sus tareas programadas en la aplicación Samsara Driver y podrán ver el próximo formulario programado en su buzón para llenarlo según sea necesario.
El acceso se actualiza dinámicamente en función de los cambios en las etiquetas. Si se agrega un conductor o trabajador a una etiqueta, automáticamente obtendrán acceso a las plantillas asociadas con esa etiqueta. Por el contrario, si se eliminan de una etiqueta, perderán el acceso.
Para crear una asignación recurrente de formulario, realice el siguiente flujo de trabajo:
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Desde el panel de Samsara, seleccione Flujos de trabajo (
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Haga clic en Asignar en la plantilla y luego seleccione Mediante automatizaciones.
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Dentro de Desencadenantes, seleccione cuándo desea que el cronograma comience, seleccione una fecha de finalización opcional, a qué hora se envía el formulario al trabajador o conductor y con qué frecuencia se envía el formulario (Diaria, Semanal, Mensual o Repetición personalizada).
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Dentro de Acciones, asigne una plantilla de formulario, utilice la barra de búsqueda para buscar por etiqueta, trabajador o conductor y seleccione a quién se asigna el formulario, y luego elija cuánto tiempo tiene el trabajador o conductor para completar el formulario.
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Guardar.
Desde Alertas( ), puede crear configuraciones de alerta para asignar automáticamente formularios en respuesta a incidentes específicos, también conocidos como desencadenantes. Esto garantiza que los formularios se asignen con prontitud basándose en incidentes en tiempo real. Por ejemplo, puede configurar una alerta de geocerca para que, si un repartidor entra en la geocerca de su destino final, el aplicación Samsara Driver desencadene automáticamente un formulario de Comprobante de Entrega para que el repartidor lo complete.
Los conductores y trabajadores recibirán notificaciones de alerta en la aplicación Samsara Driver, que les informará de su nueva tarea de formularios basada en el evento desencadenante, para asegurarse de que tengan información oportuna de sus responsabilidades.
El acceso se actualiza dinámicamente en función de los cambios en las etiquetas. Si se agrega un conductor o trabajador a una etiqueta, automáticamente obtendrán acceso a las plantillas asociadas con esa etiqueta. Por el contrario, si se eliminan de una etiqueta, perderán el acceso.
Para ver cómo crear un desencadenante de alerta para asignar un formulario, consulte Configuración de alertas.
Solo algunos desencadenantes de alertas admiten la acción de asignar formularios. Para aprender más sobre cada desencadenante y ver una lista completa de todos ellos, consulte Desencadenantes de alertas.
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