Para garantizar que los formularios se asignen de manera eficiente y se completen a tiempo, Flujos de trabajo conectados admite el control de acceso continuo para los usuarios, asignaciones basadas en desencadenantes y asignaciones basadas en cronogramas. Estas funciones mejoran la gestión del flujo de trabajo, la asignación de responsabilidades y la calidad de los datos dentro de su organización.
Seleccione una opción para obtener más información sobre cada función:
Puede otorgar o restringir el acceso de trabajadores o conductores a plantillas de formularios específicas. Esto asegura que los usuarios solo vean las plantillas de formularios a las que se les ha dado acceso en el aplicación Samsara Driver y evita abrumarlos con todos los formularios de su organización, para que puedan concentrarse en los que son relevantes para ellos. Si se les asigna un formulario a través de otro método (asignación basada en disparadores, asignación basada en cronograma, flujo de trabajo de conductores o API), aún podrán llenarlo desde la tarea.
El acceso se actualiza dinámicamente en función de los cambios en las etiquetas. Si se agrega un conductor o trabajador a una etiqueta, automáticamente obtendrán acceso a las plantillas asociadas con esa etiqueta. Por el contrario, si se eliminan de una etiqueta, perderán el acceso.
Para administrar el acceso continuo a una plantilla de formularios para trabajadores o conductores, siga los pasos a continuación:
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Desde el panel de Samsara, seleccione Formularios (
) > Plantillas.
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Haga clic en el ícono de Administrar acceso en la fila de la plantilla.
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Utilice el menú desplegable para seleccionar quién puede acceder al formulario.
Puede seleccionar Ningún trabajador, Seleccionar trabajadores y etiquetas o Todos los trabajadores.
Si selecciona trabajadores y etiquetas, tendrá la opción adicional de buscar y agregar usuarios específicos.
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Seleccione Guardar.
Desde Alertas ( ), puede crear configuraciones de alerta para asignar automáticamente formularios en respuesta a eventos específicos, también conocidos como desencadenantes. Esto permite que los formularios se asignen oportunamente con base en eventos en tiempo real. Por ejemplo, puede configurar una alerta de geocerca para que, si un conductor de entrega entra a la geocerca de su destino, la aplicación Samsara Driver desencadene automáticamente un formulario de prueba de entrega para que el conductor lo llene.
Los conductores y trabajadores recibirán notificaciones de alerta en la aplicación Samsara Driver, que les informará de su nueva tarea de formularios basada en el evento desencadenante, para asegurarse de que tengan información oportuna de sus responsabilidades.
Para ver cómo crear un desencadenante de alerta para asignar un formulario, consulte Configuración de alertas.
Solo algunos desencadenantes de alertas admiten la acción de asignar formularios. Para aprender más sobre cada desencadenante y ver una lista completa de todos ellos, consulte Desencadenantes de alertas.
Desde Alertas ( ), puede crear cronogramas que asignan formularios a trabajadores y conductores de manera recurrente. Los cronogramas pueden configurarse para asignar formularios diariamente, semanalmente, mensualmente o en intervalos personalizados, dependiendo de las necesidades de tu organización.
Los conductores y trabajadores recibirán notificaciones acerca de sus tareas programadas en la aplicación Samsara Driver y podrán ver el próximo formulario programado en su buzón para llenarlo según sea necesario.
Para crear una asignación de formulario basada en un cronograma, use la alerta Fecha y hora programada. Para obtener más información sobre cómo crear alertas, consulte Configuración de alertas.
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