El flujo de trabajo de aprobación facilita un proceso de revisión estructurado para los envíos de formularios dentro de su organización. Para las organizaciones con acceso a la función de Aprobación, este flujo de trabajo activa a un Aprobador, como un supervisor o gerente, para revisar un formulario y solicitar cambios antes de su finalización. El proceso de aprobación mejora la responsabilidad y el cumplimiento normativo, y garantiza que los formularios cumplan con los estándares requeridos antes de que se finalicen. Por ejemplo, si un trabajador envía un formulario de inspección, primero pasaría por una revisión con un gerente de seguridad.
Para obtener más información sobre los procesos de aprobación en formularios, seleccione un flujo de trabajo:
Dos colaboradores están involucrados en el proceso de aprobación: el trabajador y el aprobador. Cuando un trabajador envía un formulario a un aprobador seleccionado, el aprobador recibirá un enlace de notificación por correo electrónico sobre el envío del formulario. Para ver cómo un trabajador puede enviar un formulario a un aprobador seleccionado, consulte Llenar un formulario digital.
Para revisar los envíos como Aprobador, siga los pasos a continuación:
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Vea el formulario mediante el enlace de notificación enviado por correo electrónico, o directamente en su panel de envíos seleccionando el formulario enviado con el estado Necesita revisión.
El panel de envíos puede filtrarse por el estado de aprobación para que pueda ver rápidamente todos los envíos en estado Necesita revisión.
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Después de revisar el formulario, si necesita que el trabajador haga cambios adicionales a su envío, puede Solicitar cambios en el menú desplegable en la esquina superior derecha.
Para Solicitar cambios:
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Deje un comentario sobre lo que el trabajador necesita actualizar.
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Incluya una fecha límite opcional para la cual el trabajador deba completar las actualizaciones.
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Haga clic en Solicitar cambios.
Cuando reciben la notificación, el formulario se reasigna a los trabajadores como una tarea en el buzón de su aplicación Samsara Driver, que incluye los comentarios para las correcciones que sean necesarias.
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Si no se necesitan más actualizaciones o acciones respecto al formulario, puede Aprobar el envío.
Si lo desea, también puede dejar un comentario de aprobación.
Después de Aprobar, el estado del formulario cambia a Aprobado en el panel de envíos, lo que indica la finalización del formulario. Los trabajadores recibirán una notificación en el buzón de su aplicación Samsara Driver para indicarles que el formulario fue aprobado.
Los administradores pueden ajustar la configuración por plantilla sobre si un formulario requiere aprobación antes de su finalización.
Para establecer aprobaciones obligatorias en una plantilla de formularios, siga los pasos a continuación:
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Desde el panel de Samsara, seleccione Formularios (
) > Plantillas.
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Edite o cree un formulario para abrir el generador de plantillas, luego haga clic en el botón interruptor para activar las aprobaciones en la parte inferior de la plantilla.
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Seleccione aprobadores por rol.
Esto limita la lista de administradores que un trabajador puede seleccionar en la aplicación para aprobar su envío. Si no selecciona roles, de manera predeterminada los trabajadores podrán ver a los usuarios que comparten su propia etiqueta (como los administradores en su ubicación), si corresponde, así como a cualquier administrador con acceso a toda la organización.
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Seleccione Guardar.
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