Los formularios digitales son formularios personalizados creados por su organización para ser llenados desde la aplicación Samsara Driver o el panel de Samsara. Los formularios digitales pueden formar parte de cualquier flujo de trabajo diario que pueda hacerse en papel, como inspecciones de seguridad, inspecciones de equipos o informes de incidentes.
Para llenar y enviar un formulario, seleccione un flujo de trabajo:
Si necesita pausar o retrasar la finalización de un formulario digital y llenarlo más tarde, puede guardar sus avances. Llenar un formulario digital en la aplicación Samsara Driver le permite guardar para que pueda editarlo más tarde y enviarlo cuando esté listo.
Para ver y llenar un formulario digital dentro de la aplicación, siga los pasos a continuación:
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Desde la aplicación Samsara Driver, pulse Formularios.
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Seleccione Crear un formulario.
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Decida el nombre del formulario que necesita completar.
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(Opcional) Si el formulario que seleccionó incluye la opción de usar IA para el llenado automático, localice el campo de medios con la capacidad de Extraer y llenar automáticamente, y Agregar archivos, como una foto o documento, que coincida con la descripción del campo.
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Seleccione Extraer y llenar automáticamente.
La IA analizará su archivo y llenará automáticamente los campos con datos del mismo.
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Revise y edite los datos proporcionados por la IA.
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Complete los campos vacíos o seleccione las respuestas correspondientes para cada elemento.
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Si debe llenar una tabla, seleccione + Agregar Fila.
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Complete los campos.
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Haga clic en Guardar.
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Seleccione + Agregar fila según sea necesario.
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Si el elemento presenta alguna incidencia, seleccione Agregar una nota en el elemento y regístrela.
Para evitar incidencias duplicadas, la aplicación Samsara Driver también muestra las incidencias conocidas en curso de un activo. Para obtener más información sobre las incidencias, consulte Informar una incidencia a través de Flujos de trabajo conectados.
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Si se requiere un campo de firma, deberá Firmar en la casilla. Luego pulse Listo para volver al formulario.
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Si es necesaria una firma de aprobación, pulse Agregar persona y seleccione a la persona que revisará y aprobará el formulario.
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Si el formulario está completo, haga clic en Enviar.
De lo contrario, puede guardar un borrador de un formulario digital para completarlo más tarde.
Después de que haya enviado el formulario, puede ver el formulario y sus resultados en Formularios. Si el formulario ya fue revisado y calificado, la calificación también se muestra.
Si pulsa un formulario enviado, se muestran detalles adicionales de las respuestas correctas o incorrectas, si corresponde. Después de que haya enviado varios formularios, podrá ver una lista de los anteriores que haya enviado, ya sea en los últimos 30 días o los 25 formularios más recientes, según el límite que alcance primero.
Guardar un borrador de un formulario digital para completarlo más tarde en la aplicación Samsara Driver
Si está trabajando en un formulario en la aplicación Samsara Driver, pero necesita completarlo más tarde, puede guardar un borrador del formulario para completarlo y enviarlo posteriormente.
Para guardar un borrador de un formulario digital, siga los pasos a continuación:
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Pulse la flecha azul hacia atrás en la esquina superior izquierda del formulario.
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Cuando se le solicite guardar su progreso, pulse Guardar.
Para reanudar o eliminar un borrador de formulario digital guardado, realice el siguiente flujo de trabajo:
Para acceder y completar un formulario digital asignado dentro del panel, realice el siguiente flujo de trabajo:
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Desde el panel de Samsara, navegue a Flujos de trabajo (
) > Envíos.
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Seleccione Mis asignaciones para mostrar cualquier formulario digital asignado a usted.
Si necesita completar un formulario digital dentro del panel que no le ha sido asignado, consulte Llenar un formulario digital en el panel de Samsara.
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Haga clic en Iniciar en la asignación que le gustaría completar.
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Complete los campos o seleccione las respuestas adecuadas para cada elemento de inspección.
Cuando sea necesario, puede seleccionar una acción de seguimiento como + Agregar nota o + Agregar incidencia e incluir una foto.
Para evitar incidencias duplicadas, el panel también muestra las incidencias actualmente registradas para un activo.
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Cuando haya terminado, haga clic en Enviar.
Una vez enviado, el formulario se moverá de Mis asignaciones a Todos los envíos, donde se puede revisar.
Si necesita hacer cambios después de Enviar un formulario, consulte Editar un formulario en el panel de Samsara.
Para ver y llenar un formulario digital dentro del panel, siga los pasos a continuación:
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Desde el panel de Samsara, navegue a Flujos de trabajo (
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Seleccione + Iniciar formulario en la esquina superior derecha para mostrar una lista de todos los formularios posibles que puede llenar.
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Seleccione un formulario.
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Complete los campos o seleccione las respuestas adecuadas para cada elemento de inspección.
Cuando sea necesario, puede seleccionar una acción de seguimiento como + Agregar nota o + Agregar incidencia e incluir una foto.
Para evitar incidencias duplicadas, el panel también muestra las incidencias actualmente registradas para un activo.
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Enviar el formulario.
Si necesita hacer cambios después de haber enviado el formulario, consulte Editar un formulario en el panel de Samsara.
La opción de guardar los formularios digitales como borrador es una función disponible únicamente para el aplicación Samsara Driver. En su lugar, puede editar un formulario, lo cual sobrescribe todas las versiones anteriores del formulario al guardarlo:
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Desde el panel de Samsara, navegue a Flujos de trabajo (
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En Todos los envíos, seleccione un formulario cuyas respuestas desea cambiar.
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Cambie el estado del formulario a En curso en la esquina superior derecha.
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Regrese a Todos los envíos en el panel de envíos y busque el formulario que cambió a En progreso y seleccione Reanudar.
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Haga los cambios necesarios.
Todos los formularios y los campos del formulario son editables, y todos los cambios serán permanentes al enviar. No es posible volver a una versión anterior del formulario una vez enviado. Los campos obligatorios no pueden dejarse vacíos.
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Enviar.
El formulario se actualizará con los cambios.
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