Le flux de travail d'approbation facilite un processus de révision structuré pour les soumissions de formulaire au sein de votre entreprise. Pour les entreprises ayant accès à la fonction d'approbation, ce flux de travail permet à un approbateur, tel qu'un superviseur ou un gestionnaire, de réviser un formulaire et de demander des modifications avant la finalisation. Le processus d'approbation renforce la responsabilité et la conformité, et garantit que les formulaires respectent les normes requises avant leur finalisation. Par exemple, si un travailleur soumet un formulaire d'inspection, il passerait d'abord en revue avec un responsable de la sécurité.
Pour plus de détails sur les processus d'approbation dans les formulaires, sélectionnez un flux de travail :
Deux contributeurs sont impliqués dans le processus d'approbation : le travailleur et l'Approbateur. Lorsqu'un travailleur soumet un formulaire à un Approbateur sélectionné, l'Approbateur reçoit par courriel un lien de notification de la soumission du formulaire. Pour voir comment un travailleur soumet un formulaire à un Approbateur sélectionné, voir Remplir un formulaire numérique.
Pour examiner les soumissions en tant qu'Approbateur, effectuez le flux de travail suivant :
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Consultez le formulaire via le lien de notification envoyé par e-mail, ou directement sur votre tableau de bord des soumissions en sélectionnant le formulaire soumis avec le statut Vérification nécessaire.
Le tableau de bord des soumissions peut être filtré par statut d'approbation afin que vous puissiez rapidement voir toutes les soumissions Vérification nécessaire.
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Après avoir examiné le formulaire, et si vous avez besoin que le travailleur apporte des modifications supplémentaires à sa soumission, vous pouvez Demander des modifications dans le menu déroulant situé dans le coin supérieur droit.
Pour Demander des modifications:
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Laissez un commentaire sur ce qui doit être mis à jour par le travailleur.
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Inclure une date d'échéance facultative pour laquelle le travailleur doit terminer les mises à jour.
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Cliquez sur Demander des modifications.
Les travailleurs sont informés et se voient réattribuer le formulaire en tant que tâche dans leur boîte de réception de l'application Samsara Driver, qui inclut vos commentaires sur les corrections requises.
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S'il n'y a pas d'autres mises à jour ou actions requises pour le formulaire, Approuvez la soumission.
Si vous le souhaitez, vous pouvez également laisser un commentaire d'approbation.
Après que vous avez Approuvé, le statut du formulaire est mis à jour en Approuvé sur le tableau de bord des Soumissions, ce qui indique la fin du formulaire. Les travailleurs sont informés de l'approbation de leur formulaire dans leur boîte de réception de l'application Samsara Driver.
Les administrateurs peuvent ajuster les paramètres sur une base par modèle sur la question de savoir si un formulaire nécessite une approbation avant d'être complété.
Pour exiger des approbations sur un modèle de formulaire, effectuez le flux de travail suivant:
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Depuis le tableau de bord Samsara, sélectionnez Formulaires (
) > Modèles.
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Modifiez ou créez un formulaire pour ouvrir le générateur de modèle, puis cliquer sur le basculeur Nécessite des approbations en bas du modèle.
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Sélectionnez les approbateurs par rôle.
Cela limite la liste des administrateurs qu'un travailleur peut sélectionner dans l'application pour approuver leur soumission. Si vous ne sélectionnez pas de rôles, par défaut, les travailleurs pourront voir les utilisateurs qui partagent leur propre filtre (comme les administrateurs à leur emplacement) si applicable, ainsi que tous les administrateurs ayant accès à l'ensemble de l'entreprise.
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Enregistrez vos modifications.
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