Opmerking
Gebruikers en chauffeurs met een formulierlicentie en toegang tot het Samsara-dashboard hebben ook toegang tot alle functies binnen het dynamisch dashboard, inclusief Goedkeuringsfunctie voor Connected Workflows, indien van toepassing.
Nadat een gebruiker een formulier heeft voltooid en ingediend, verschijnt het formulier op uw dynamisch dashboard (Formulieren ( ) > Inzendingen). Via het dynamisch dashboard kunt u voltooide formulieren bekijken en beheren en filteren op datum, label, formulier sjabloon, de gebruiker die het formulier heeft ingediend, asset, geofence, status, goedkeurders of formulier score. U kunt ook Gegevens exporteren, inclusief historische gegevens van verwijderde formulieren, van gebruikersinzendingen in het menu meer acties ( ••• ) in de rechterbovenhoek. Om te leren hoe u formulieren kunt goedkeuren, zie Goedkeuringsfunctie voor Connected Workflows.
Voor een gedetailleerd overzicht van de informatie die een gebruiker heeft ingediend, kunt u een formulier uit de lijst met inzendingen selecteren.
Om meer te leren over de verschillende functionaliteiten binnen het dynamisch dashboard, selecteer een onderwerp hieronder:
Indien nodig, kunt u een formulier bewerken, wat alle eerdere versies van het formulier overschrijft wanneer het wordt opgeslagen. Alle formulieren en formulier velden zijn bewerkbaar, en alle wijzigingen zijn permanent bij het opslaan. Het is niet mogelijk om terug te keren naar een eerdere versie van het formulier wanneer het is opgeslagen. Velden die verplicht zijn, kunnen niet leeg worden gelaten.
Een formulier bewerken:
Als u een ingediend formulier ontvangt dat door een andere persoon moet worden afgehandeld—zoals in workflows met vervolgacties—en het formulier heeft een status zoals Niet gestart, In uitvoering, en Wijzigingen aangevraagd, kunt u Toewijzen gebruiken om het formulier naar iemand anders over te dragen.
Met Toewijzen kunt u de volgende werknemer in uw workflow selecteren om hen een gedeeltelijk ingevuld formulier toe te wijzen en informatie door te geven die relevant is voor de vervolg taken. Bijvoorbeeld, een job veiligheid analyse formulier is ingediend en moet verder worden uitgewerkt. U verandert de status van het formulier naar In behandeling, en vervolgens Toewijzen je het formulier aan een werknemer die dan op de hoogte wordt gebracht van de toewijzing zodat ze eraan kunnen werken.
U kunt deze functie ook gebruiken om fouten in onjuiste toewijzingen van formulieren te corrigeren.
Om een formulier opnieuw toe te wijzen, voer de volgende workflow uit:
-
Selecteer een formulier van het Dynamisch dashboard.
-
Zorg ervoor dat de status van het formulier correct is voor de herverdeling en werk het indien nodig bij.
De status van het formulier verandert hoe de herverdeling eruit zal zien voor de volgende werknemer. Voor gebruiksscenario's en bijbehorende statussen die we aanbevelen voor herverdeling, zie de volgende tabel:
Status
Aanbevolen gebruik
Kennisgeving
Niet begonnen
Corrigeer onjuiste toewijzingen.
-
Nieuwe toegewezene ontvangt een toewijzingsmelding van het formulier, en het formulier verschijnt in de takenlijst en inbox van de nieuwe toegewezene.
-
Voor formulieren met goedkeuringsworkflow: Nieuwe toegewezene ontvangt een formulier toewijzingsmelding, formulier verschijnt in de takenlijst en inbox van de nieuwe toegewezene.
In behandeling
Toewijzen aan een nieuwe werknemer om de volgende stap in de workflow te voltooien.
Voltooid
N/A
Geen melding, taak of inboxwijziging.
Vereist controle
N/A
Wijzigingen aanvragen
Wijs specifieke wijzigingen in een formulier toe aan een andere werknemer.
Alleen voor formulieren met goedkeuringsworkflow: Nieuwe toegewezene ontvangt een melding van aangevraagde wijzigingen, formulier verschijnt in takenlijst en inbox. Als er een notitie wordt verstrekt door een beheerder, wordt die notitie bijgevoegd.
Goedgekeurd
N/A
Geen melding, taak of inboxwijziging.
Gearchiveerd
N/A
-
-
Klik op het menu meer acties ( ••• ) in de rechterbovenhoek.
-
Selecteer Opnieuw toewijzen.
-
Zoek naar de chauffeur of gebruiker om het ingediende formulier aan toe te wijzen.
-
Klik op Volgende om op te slaan.
De functie Export PDF genereert een downloadbare PDF voor elke ingediende formulier. Elke PDF bevat formulierantwoorden, probleemdetails vastgelegd op het moment van export, handtekeningen, afbeeldingen en relevante metadata.
Deze functie helpt u om aan de regelgeving te voldoen en u voor te bereiden op audits en interne rapportage door u een consistent formaat voor uw gegevens te geven. Het maakt het ook gemakkelijker voor u om e-mails te verzenden, formulieren af te drukken of op te slaan in documentbeheersystemen (DMS).
Om een formulierinzending uit het Samsara-dashboard te exporteren, voer de volgende workflow uit:
-
Selecteer een formulier van het Dynamisch dashboard.
-
Klik op het menu meer acties ( ••• ) in de rechterbovenhoek.
-
Selecteer PDF exporteren.
PDF's weerspiegelen het formulier dat is ingediend op het moment dat u het exporteert. Als details van een probleem na export wijzigen, zullen die wijzigingen niet in het bestand verschijnen. Complexe inzendingen met meerdere afbeeldingen kunnen langer duren om te genereren.
U kunt ook een formulierinzending exporteren via de Samsara API, die rapportage kan automatiseren, exporten onmiddellijk na inzending kan triggeren en PDF's direct naar uw DMS, enterprise resource planning software of juridische archieven kan sturen. Voor meer informatie kunt u onze documentatie voor ontwikkelaars raadplegen om een aanvraag voor het exporteren van een PDF-formulier te starten en een ingevuld PDF-formulier op te halen .
Als u formulier toewijzingen wilt verwijderen die niet langer nodig zijn uit de inbox van een chauffeur, of als u formulieren wilt verbergen in uw Dynamisch dashboard, kunt u de Archiveren functie gebruiken. De Archiveren functie is beschikbaar in het statuskeuzemenu in de gedetailleerde weergave.
Formulieren die gearchiveerd zijn, verplaatsen naar het Gearchiveerd tabblad van het Dynamisch dashboard. Formulieren die toegewezen en vervolgens gearchiveerd zijn, worden uit de inbox van de chauffeur verwijderd. Ad-hoc inzendingen die ingediend en vervolgens gearchiveerd zijn, worden uit de lijst met inzendingen van de chauffeur verwijderd.
U kunt ook een formulier uit Gearchiveerd halen door de status van het formulier bij te werken. Statuswijzigingen zijn beperkt door wat de oorspronkelijke goedkeuringsstatus van de formulierindiening was vóór archivering. Bijvoorbeeld, formulieren die als Voltooid waren gemarkeerd en vervolgens gearchiveerd, kunnen alleen terugkeren naar Voltooid.
De volgende tabel geeft aan naar welke statusopties een gearchiveerd formulier kan terugkeren op basis van hun oorspronkelijke status:
|
Oorspronkelijke status |
Opties voor de-archiveren |
|---|---|
|
Voltooid |
Voltooid |
|
Niet begonnen |
Niet begonnen |
|
Vereist controle |
Vereist controle |
|
Goedgekeurd |
|
|
Wijzigingen aanvragen |
|
Formulieren die zijn toegewezen, gearchiveerd en vervolgens gedearchiveerd, worden teruggestuurd naar de inbox van de chauffeur. De formuliermelding vindt alleen plaats bij de eerste toewijzing van het formulier en er zal geen extra melding zijn.
Gearchiveerde formulieren worden uit alle kolommen van het Formulierenoverzicht verwijderd. Wanneer ze worden gedearchiveerd, worden ze teruggeplaatst in de kolommen van het Formulierenoverzicht.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.