En utilisant des formulaires conducteur avec l’application conducteur Samsara, vous pouvez créer des formulaires entièrement personnalisés pour que les conducteurs envoient numériquement des documents, y compris du texte et des photos, à votre personnel de bureau. Pour rationaliser le flux de travail de documentation de votre flotte, vous pouvez personnaliser les types de formulaires et les informations nécessaires pour chaque type et attribuer à chaque champ du formulaire conducteur un caractère facultatif ou obligatoire. Les formulaires peuvent inclure des champs personnalisables pour vous permettre de collecter des données auprès des conducteurs telles que des nombres, du texte, des photos, des choix multiples, une date/heure, une signature et des documents numérisés :
Pour créer un nouveau document, utilisez le flux de travail suivant :
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À Partir de votre tableau de bord Samsara, accédez à Documents (
).
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En haut du menu, sélectionnez Créer un type de document.
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Sélectionnez un modèle de type de document conducteur standard ou sélectionnez Créer un type de document personnalisé pour commencer avec un formulaire vierge.
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Nommez le type de document.
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Pour personnaliser votre document, vous pouvez sélectionner Ajouter un champ pour collecter différents types d’informations auprès du conducteur.
Le tableau suivant résume les types d’informations que vous pouvez collecter auprès du conducteur à l’aide de l’application conducteur Samsara :
Champ
Invite conducteur
Chiffre
Valeur numérique, (facultatif) restriction du nombre de décimales
Texte
Chaîne de texte
Photo
Prendre une photo ou importer une photo à partir de la galerie de l’appareil
Choix multiples
Jusqu’à 100 valeurs prédéfinies à sélectionner par le conducteur. Les valeurs peuvent être numériques ou textuelles
Sélectionner + Champ conditionnel pour que les conducteurs répondent à des questions de suivi spécifiques pour une option à choix multiples
Signature
Le conducteur tape son nom et dessine une signature électronique avec son doigt
Date/Heure
Capturer les valeurs de date et d’heure à l’aide des sélecteurs de date et d’heure natifs sur Android et iOS
Numérisation de documents
Photo en noir et blanc avec guide de cadre de document. Pour plus d’informations, consultez Numérisation de documents.
Scannage de codes-barres
Utilise l’appareil photo de l’appareil pour scanner un code-barres. Types de codes-barres pris en charge :
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aztec
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code128
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code39
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code39mod43
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code93
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ean13 (iOS convertit les codes-barres upca en ean13 en ajoutant un 0 au début)
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ean8
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pdf417
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qr
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upce
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interleaved2of5 (si disponible)
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itf14 (si disponible)
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datamatrix (si disponible)
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Saisissez un nom pour chaque champ.
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Pour chaque étape obligatoire, indiquez Obligatoire.
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Faites glisser et déposez les champs pour réorganiser l’ordre des étapes.
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Enregistrez le nouveau type de document.
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Affichez les documents conducteur transmis à partir de Documents (
).
Samsara fournit plusieurs types de formulaires courants sous forme de modèles pré-remplis pour vous aider à démarrer avec les documents conducteur. Consultez Créer des formulaires conducteur pour plus d’informations sur les formulaires conducteur.
Le tableau suivant résume les types de documents standards :
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Document |
Description |
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Accident |
Permet aux conducteurs de documenter les accidents en fournissant les informations requises à des fins d'assurance ou de réclamation. Le modèle de document Accident fournit les champs par défaut suivants:
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Connaissement |
Le but de ce type de document de connaissement est destiné aux répartiteurs qui veulent savoir quand un chauffeur sous leur responsabilité soumet un connaissement afin qu'ils puissent vérifier que les bonnes informations ont été collectées. Permet aux chauffeurs de fournir une liste détaillée d'une expédition de marchandises sous la forme d'un reçu remis par le transporteur à la personne qui expédie les marchandises. Cela obligera généralement le client à se déconnecter. Le modèle de document de connaissement fournit les champs par défaut suivants:
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Citation |
Selon la FMCSA, une citation est un avis, émis par un agent des forces de l'ordre à un conducteur de véhicule à moteur commercial (VMC) pour une violation de la loi de l'État ou d'un règlement fédéral sur la sécurité des transporteurs routiers ou du règlement sur les matières dangereuses adopté par l'État. Le modèle de document Citation fournit les champs par défaut suivants:
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Reçu de carburant |
Le reçu est principalement utilisé par l'IFTA pour déterminer la quantité de carburant achetée et où. Le modèle de document de reçu de carburant fournit les champs par défaut suivants:
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Preuve de livraison |
Méthode permettant d'établir la preuve et l'assurance que les chauffeurs ont effectivement livré les chargements comme prévu au cours de leurs itinéraires assignés et que le destinataire a reçu le contenu envoyé par l'expéditeur. La preuve de livraison devient importante lorsque l'échange de documents juridiques et financiers est requis entre deux parties. La preuve est généralement une preuve photographique. Le modèle de document Preuve de livraison fournit un champ par défaut unique pour que les conducteurs fournissent des photos du bordereau de dépôt ou de la feuille à signer. |
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Billet d'échelle |
Représente le poids brut du véhicule aux points de contrôle. Le type de document Bordereau de pesée est le plus utilisé pour peser les produits transportés par les conducteurs. Le modèle de document Scale Ticket fournit les champs par défaut suivants:
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Document personnalisé |
Fournit un modèle vierge que vous pouvez remplir avec des champs personnalisés et des étiquettes de champ. |
Lorsqu’un conducteur complète un modèle de document, ce dernier s’affiche dans Documents ( ) à partir de votre tableau de bord Samsara.
Pour afficher, modifier, supprimer ou archiver un document conducteur transmis, exécutez le flux de travail suivant :
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Sélectionnez Documents (
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Sélectionnez le document à afficher ou à modifier. (Facultatif) Utilisez la recherche, les catégories ou le type de document pour limiter les résultats. Vous pouvez également utiliser le sélecteur de dates pour afficher les documents transmis pendant une période spécifique.
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Passez en revue les détails du document.
Pour chaque document, Samsara affiche les informations transmises en fonction des champs du modèle (par exemple, notes, numéros de référence, photos), les détails relatifs à l’heure et au lieu de la transmission du document et un journal d’audit pour toutes les modifications liées au document.
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Pour apporter des corrections à un document, sélectionnez Modifier.
Note
Le champ de signature ne peut pas être modifié.
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Enregistrez vos modifications.
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Après avoir traité un document conducteur, vous pouvez le supprimer ou l’archiver.
Afficher les documents archivés dans Documents archivés. Les documents archivés ne sont pas visibles pour les conducteurs dans l’application conducteur.
Note
La capacité de numérisation de documents est prise en charge sur les appareils iOS et Android avec le application Samsara Driver 2140 et versions ultérieures.
Avec la numérisation de documents, vous pouvez utiliser l’application Samsara Driver pour capturer et télécharger des images de documents de haute qualité sur le tableau de bord Samsara. Parmi les exemples de documents que vos conducteurs et le personnel de votre flotte sont susceptibles de capturer figurent les reçus, les factures, les justificatifs de livraison ou encore les connaissements.
Avant que vos chauffeurs puissent utiliser l’application Samsara Driver pour numériser des documents, vous devez Créer un formulaire conducteur et choisir Numérisation de document comme type de champ.
L’application Samsara Driver propose un traitement spécialisé des documents numérisés grâce à un guide visuel qui permet aux chauffeurs de prendre des photos correctement orientées avec un réglage automatique de l’éclairage pour faciliter la lisibilité des documents. Lorsqu’un chauffeur utilise l’application Samsara Driver pour numériser un document, les algorithmes intelligents détectent automatiquement le document, appliquent des corrections de perspective et améliorent les couleurs. Les chauffeurs peuvent également procéder à des ajustements supplémentaires du document (par ex. recadrer ou réessayer) avant de le soumettre. Aucun texte n’est analysé à partir des documents numérisés.
Le document soumis comprendra une ou plusieurs images en noir et blanc du scan au format JPEG. Lorsque vous affichez le document dans le tableau de bord Samsara, vous pouvez également utiliser l’option Obtenir le PDF pour télécharger un PDF du scan.
Note
Les écrans de capture d’image sont localisés en fonction des paramètres régionaux de l’appareil (et non du paramètre de langue de l’application Samsara Driver).
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