La gestion des qualifications vous permet de configurer, gérer et surveiller les dossiers de qualifications pour des groupes spécifiques de travailleurs ou d'actifs au sein de votre organisation, tels que les dossiers de licence de conducteur commercial et les certifications spéciales.
Vous pouvez examiner le statut des qualifications dans les rapports de qualifications, permettre aux conducteurs de charger leurs propres dossiers, exporter des dossiers pour des audits, recevoir des alertes lorsque des qualifications sont sur le point d'expirer, et utiliser l'API Samsara pour obtenir une liste de dossiers de qualifications par identifiant conducteur pour des intégrations tierces.
Consultez les sections suivantes pour plus de détails sur la gestion des qualifications :
Un type de qualification représente le type spécifique de qualification nécessaire, tel qu'une licence de conducteur commercial ou une certification HAZMAT (matières dangereuses). Le type de qualification peut être défini par des champs personnalisables pour répondre aux besoins de conformité de votre organisation.
Définir les champs de qualification :
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Sélectionnez l'icône Paramètres (
) en bas de votre menu Flotte pour afficher les paramètres du tableau de bord.
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Depuis Flotte, sélectionnez Qualifications.
Si applicable, sélectionnez Travailleur ou Actif sous Types de qualification.
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Sélectionnez + Créer un type.
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Fournissez un titre pour décrire le type de qualification.
Les champs par défaut s'afficheront.
Note
Les champs Travailleur/Actif et Date du problème sont obligatoires. Vous pouvez choisir si la Date d'expiration est requise, pour s'adapter à des cas tels que des qualifications ponctuelles sans date d'expiration.
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(Facultatif) Depuis le champ Date d'expiration, vous pouvez activer Remplissage automatique à partir de pour définir automatiquement une date d'expiration basée sur la date du problème. Ceci est utile pour les qualifications à durée déterminée comme les inspections annuelles des véhicules.
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(Facultatif) +Ajouter un champ pour configurer des types de champs supplémentaires :
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Nommez le nouveau champ.
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Sélectionnez l'icône Calendrier (
) pour personnaliser les types de réponse : Texte, Média (.jpg, .png, .pdf, et .docx), Date / Heure, et Nombre.
Astuce
Depuis le champ Média, vous pouvez Activer le remplissage automatique par IA pour mettre à jour automatiquement les champs suivants.
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Utilisez le basculer pour rendre les champs souhaités obligatoires.
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Sélectionnez le menu plus d'actions ( ••• ) pour Dupliquer ou Supprimer un champ.
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Enregistrez votre configuration.
Après avoir enregistré votre progression, le type de qualification s'affichera dans le résumé du type de qualification. Pour Modifier ou Supprimer un type de qualification, sélectionnez le menu plus d'actions ( ••• ) à côté de tout type de qualification.
Un ensemble de qualifications est un groupe de qualifications requises qui peut être attribué à tous les travailleurs ou actifs—ou seulement à ceux correspondant à au moins un filtre et, si des attributs sont ajoutés, à au moins un attribut. Pour les actifs, vous pouvez également filtrer par type d'actif.
Par exemple, vous pourriez créer un ensemble pour les conducteurs commerciaux du Texas et un autre pour les travailleurs d'entrepôt de Californie. Étant donné que chaque groupe a des exigences différentes, vous pouvez les adapter en utilisant des ensembles de qualifications.
Après avoir créé un ensemble de qualifications, les qualifications manquantes pour les travailleurs ou actifs dans cet ensemble s'afficheront automatiquement comme Manquant dans le rapport de qualifications.
Pour créer un ensemble de qualifications, utilisez le flux de travail suivant :
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Sélectionnez l'icône Paramètres (
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Depuis Flotte, sélectionnez Qualifications.
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Sélectionnez Ensembles de Qualifications pour + Créer un Ensemble.
Si applicable, sélectionnez Travailleur ou Actif sous Ensembles de Qualifications.
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Créer un ensemble de qualifications :
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Fournir un nom
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(Si applicable) Sélectionner un Type d'Actif
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(Facultatif) Sélectionner des Filtres
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(Facultatif) Ajouter des Attributs
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Sélectionner des Types de Qualifications
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Enregistrez votre configuration.
Note
Pour créer des dossiers de qualifications des travailleurs, vous devez avoir un rôle d'administrateur complet ou un rôle personnalisé avec des permissions pour voir et modifier les qualifications.
Chaque travailleur ou actif peut avoir un seul dossier actif par type de qualification (par exemple, un permis poids lourd actif), mais peut conserver plusieurs dossiers archivés du même type.
Utilisez le flux de travail suivant pour créer un dossier de qualification à partir du tableau de bord Samsara :
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Depuis le menu Flotte, survolez l'icône de conformité (
) et sélectionnez Qualifications.
Si applicable, sélectionnez Travailleur ou Actif en haut du rapport.
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Sélectionnez + Ajouter Nouveau > Créer un Dossier.
Astuce
À partir du rapport des Qualifications des travailleurs, vous pouvez Créer des enregistrements avec l'IA pour générer automatiquement des enregistrements de qualification à partir d'images et de documents, tels que des licences de conducteur. Après avoir chargé un fichier, des enregistrements tels que les informations du conducteur et les dates sont remplis automatiquement. Ces enregistrements vont à Vérification nécessaire pour l'approbation du gestionnaire.
Vous pouvez également Créer un enregistrement partagé pour les types de qualification qui s'appliquent à plusieurs actifs, filtres ou attributs, comme lorsqu'une carte d'assurance flotte s'applique à tous les véhicules du plan d'assurance.
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Choisir un travailleur/actif et type de qualification.
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Continuer à ajouter les détails de qualification.
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Remplissez les détails de qualification requis et Enregistrer les mises à jour.
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Après avoir créé un dossier de qualification, vous pouvez sélectionner le dossier dans le rapport des qualifications et mettre à jour la qualification :
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Renouveler : Archive l'ancienne version et en crée une nouvelle avec une date de problème plus récente
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Modifier : Modifie l'enregistrement sans conserver de version précédente
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Archive : Déplace l'enregistrement vers l'historique; déclenche un statut Manquant si encore requis
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Supprimer : Retirer l'enregistrement du tableau de bord Samsara
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Vous pouvez affiner les paramètres de gestion des qualifications pour les conducteurs qui utilisent la version 2541.200 ou ultérieure du application Samsara Driver. Pour chaque type de qualification, vous pouvez contrôler si les travailleurs peuvent voir leurs enregistrements, charger leurs propres documents de qualification, et si l'approbation de l'administrateur est requise pour les enregistrements chargés par les travailleurs. Ces paramètres sont configurables par qualification, permettant différentes règles en fonction de vos besoins organisationnels.
Pour configurer les autorisations de gestion des qualifications pour les conducteurs, suivez ce flux de travail :
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Sélectionnez l'icône Paramètres (
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Depuis Flotte, sélectionnez Qualifications.
Si applicable, sélectionnez Travailleur ou Actif sous Types de qualification.
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Localisez le type de qualification que vous souhaitez modifier.
Cliquez sur le menu plus d'actions ( ••• ) à droite et sélectionnez Modifier pour ce type de qualification.
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Sélectionnez Configurer en haut pour configurer les autorisations de gestion des qualifications.
Par défaut, tous les paramètres suivants sont activés :
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Permettre aux travailleurs de voir les enregistrements : Les conducteurs peuvent voir les enregistrements de qualification pour ce type de qualification, mais ils ne peuvent pas les modifier.
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Permettre aux travailleurs de charger des dossiers : Les conducteurs peuvent charger des dossiers de qualification pour ce type de qualification.
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Exiger l'approbation des dossiers chargés par les travailleurs : Exiger l'approbation de l'administrateur lorsque les travailleurs chargent des dossiers de qualification pour ce type de qualification.
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Cliquez sur Sauvegarder.
Après avoir configuré les ensembles et types de qualifications, vous pouvez surveiller le statut des qualifications des travailleurs et des actifs en utilisant les rapports de qualifications des travailleurs dans le tableau de bord Samsara (Conformité () >Qualifications).
Le rapport sur les qualifications des travailleurs et des actifs classe les dossiers en fonction de leur statut :
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Actif : Dossiers marqués comme Actuels, Expirant bientôt ou Expirés.
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Manquant : Dossiers requis des ensembles de qualification sans information soumise.
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Vérification nécessaire : Dossiers qui nécessitent une approbation, soit soumis par un conducteur via le application Samsara Driver ou créés automatiquement en utilisant Créer des dossiers avec l'IA.
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Archivé : Dossiers historiques à des fins de tenue de dossiers.
Vous pouvez exporter des dossiers de qualification et planifier des rapports par courriel réguliers pour à la fois une révision interne et des audits externes. Pour exporter des dossiers de qualification, depuis votre tableau de bord Samsara naviguez vers Conformité () > Qualifications et cliquez sur le more actions ( ••• ) menu.
Les options d'exportation suivantes sont disponibles :
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Exporter le rapport (CSV, PDF, XLSX, ou courriel) : Générer un tableau récapitulatif des dossiers de qualification pour confirmer rapidement le statut de qualification au sein de votre organisation.
Vous pouvez personnaliser ce rapport en fonction du Statut du conducteur (Actif, Désactivé, ou Tous) et du Statut de la qualification (Actuel, Expirant bientôt, ou Expiré). Vous pouvez également filtrer par Filtres et Attributs pour affiner les résultats du rapport par région, équipe, ou d'autres critères personnalisés.
Par exemple, vous pouvez créer un rapport qui inclut uniquement les conducteurs Actifs dont les qualifications Expirent bientôt, et qui sont attribués au filtre de la région Ouest.
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Planifier le rapport envoyé par courriel (CSV ou XLSX) : Recevez un tableau récapitulatif automatique par courriel des enregistrements de qualification, avec les mêmes options de filtre que Exporter le rapport. Les courriels peuvent être planifiés sur une base hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle et peuvent être envoyés à plusieurs destinataires à la fois.
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Exporter les enregistrements en PDF : Exportez un PDF complet pour chaque conducteur sélectionné, utile pour les audits ou lorsque les enregistrements de qualification doivent être partagés avec des tiers. Chaque PDF contient des enregistrements de qualification complets pour chaque conducteur, y compris des scans de la licence du conducteur, de la révision annuelle DOT, du dossier de véhicule à moteur, et de toute autre pièce jointe ajoutée à l'enregistrement de qualification du conducteur.
Configurer des alertes pour les qualifications expirées ou en cours d'expiration pendant que les actifs sont en mouvement :
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Alerte |
Description |
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Qualifications d'actif expirées |
Alerte lorsque l'actif se déplace avec des qualifications d'actif expirées |
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Qualifications d'actif expirant bientôt |
Alerte lorsque l'actif se déplace avec des qualifications d'actif bientôt expirées |
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Qualifications du conducteur expirées |
Alerte lorsque le conducteur connecté a des qualifications expirées et que l'actif est en mouvement |
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Qualifications du conducteur expirant bientôt |
Alerte lorsque le conducteur connecté a des qualifications qui expirent bientôt et que l'actif est en mouvement |
Vous pouvez également configurer une alerte Emplacement & Mouvement en utilisant le déclencheur L'actif est en mouvement et ajouter des critères de Statut de qualification pour des notifications plus granulaires :
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Alerte si un véhicule est en mouvement et a une qualification manquante, expirée ou sur le point d'expirer
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Alerte si un véhicule est en mouvement et que le conducteur attribué a une qualification manquante, expirée ou sur le point d'expirer
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Alerte si un véhicule est en mouvement et que le conducteur attribué manque un type de qualification spécifique
Avec la version application Samsara Driver 2521.400 ou ultérieure, les conducteurs peuvent consulter et renouveler leurs propres qualifications. Une fois qu'un conducteur soumet des qualifications mises à jour, un enregistrement en attente s'affichera dans le tableau de bord Samsara, et un gestionnaire doit approuver l'enregistrement pour que celui-ci soit complètement soumis.
Les conducteurs peuvent utiliser le flux de travail suivant pour consulter et renouveler leurs qualifications :
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Depuis le application Samsara Driver, appuyer sur l'icône de profil (
).
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Appuyez sur Qualifications.
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Appuyez sur la qualification que vous souhaitez voir ou renouveler (Travailleur ou Véhicule).
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Appuyez sur une qualification de travailleur ou de véhicule pour renouveler la qualification.
Les détails de qualification s'afficheront.
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À partir des Détails de Qualification, mettez à jour les informations suivantes :
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(Facultatif) Pièces jointes : Ajouter des médias. Sinon, vous pouvez appuyer sur Extraire et remplir automatiquement pour ajouter une photo afin de laisser l'IA extraire et remplir les champs liés automatiquement.
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Date de délivrance : Sélectionnez la date à laquelle votre qualification a été délivrée.
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Date d'expiration : Sélectionnez la date d'expiration de votre qualification.
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Soumettez vos détails de qualification.
Après avoir soumis vos détails de qualification, votre gestionnaire doit approuver l'enregistrement dans le tableau de bord Samsara (Conformité (
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