Les formulaires numériques sont des formulaires personnalisés créés par votre organisation pour que vous les complétiez via l'application Samsara Driver ou le tableau de bord Samsara. Les formulaires numériques peuvent être n'importe quel flux de travail quotidien que vous auriez pu compléter sur papier, tels que des inspections de sécurité, des inspections d'équipement ou des rapports d'incidents.
Pour remplir et soumettre un formulaire, sélectionnez un flux de travail :
Si vous avez besoin de mettre en pause ou de retarder la complétion d'un formulaire numérique et de le terminer plus tard, vous pouvez enregistrer votre progression. La complétion d'un formulaire numérique dans l'application Samsara Driver vous permet d'enregistrer afin que vous puissiez modifier le formulaire ultérieurement et le soumettre lorsque vous êtes prêt.
Pour accéder et remplir un formulaire numérique dans l'application, effectuez le flux de travail suivant :
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Dans l’application Samsara Driver, appuyez sur Formulaires.
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Sélectionnez Démarrer un formulaire.
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Choisissez le nom du formulaire que vous devez remplir.
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(Facultatif) Si le formulaire que vous avez sélectionné inclut l'option d'utiliser l'IA pour remplir automatiquement votre formulaire, trouvez le champ média avec la capacité Extraire et remplir automatiquement, et Ajouter un média, tel qu'une photo ou un document, correspondant à la description du champ.
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Sélectionnez Extraire et remplir automatiquement.
L'IA analysera votre fichier et remplira automatiquement les champs avec les données qu'il contient.
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Révisez et éditez les données remplies par l'IA.
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Remplissez les champs vides ou sélectionnez les réponses appropriées pour chaque élément.
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S'il y a un tableau à remplir, sélectionnez + Ajouter une ligne.
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Remplissez les champs.
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Enregistrez vos modifications.
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Sélectionnez + Ajouter une ligne selon les besoins.
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S'il y a un problème d'article, sélectionnez Ajouter une note sur l'article et enregistrez le problème.
Pour éviter les problèmes de doublon, l’application Samsara Driver affiche également les problèmes connus actuels pour un actif. Pour plus d'informations sur les problèmes, consultez Signaler un problème via Flux de travail connectés.
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Si un champ de signature est requis, Signe la boîte avec votre signature. Puis appuyez sur Terminé pour revenir au formulaire.
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Si une signature d'approbateur est requise, appuyez sur Ajouter une personne et sélectionnez la personne pour examiner et approuver votre formulaire.
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Envoyez le formulaire s'il est complet.
Sinon, pour enregistrer un brouillon de formulaire numérique à compléter ultérieurement :
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Appuyez sur la flèche bleue de retour dans le coin supérieur gauche du formulaire.
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Lorsque vous êtes invité à enregistrer votre progression, appuyez sur Enregistrer.
Pour reprendre ou supprimer un brouillon de formulaire numérique enregistré, effectuez le flux de travail suivant :
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Pour accéder et remplir un formulaire numérique attribué dans le tableau de bord, effectuez le flux de travail suivant :
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Depuis le tableau de bord Samsara, accédez à Formulaires (
) > Soumissions.
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Sélectionnez Mes attributions pour afficher tous les formulaires numériques qui vous ont été attribués.
Si vous devez remplir un formulaire numérique dans le tableau de bord et qu'il ne vous a pas été attribué, voir Remplir un formulaire numérique dans le tableau de bord Samsara.
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Cliquez sur Démarrer sur l'attribution que vous souhaitez attribuer.
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Remplissez les champs ou sélectionnez les réponses appropriées pour chaque élément d'inspection.
Lorsque nécessaire, vous pouvez sélectionner une action de suivi telle que + Ajouter une note ou + Ajouter un problème et inclure une photo.
Pour éviter les problèmes en double, le tableau de bord affiche également les problèmes actuellement connus pour un actif.
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Soumettez le formulaire une fois terminé.
Une fois soumis, le formulaire est déplacé de Mes attributions à Toutes les soumissions, où il peut être attribué.
Si vous devez apporter des modifications après avoir Soumis un formulaire, voir Modifier un formulaire dans le tableau de bord Samsara
Pour accéder et remplir un formulaire numérique dans le tableau de bord, effectuez le flux de travail suivant :
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Depuis le tableau de bord Samsara, accédez à Formulaires (
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Sélectionnez + Lancer le formulaire dans le coin supérieur droit pour afficher une liste de tous les formulaires possibles que vous pouvez remplir.
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Sélectionnez un formulaire.
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Remplissez les champs ou sélectionnez les réponses appropriées pour chaque élément d'inspection.
Lorsque nécessaire, vous pouvez sélectionner une action de suivi telle que + Ajouter une note ou + Ajouter un problème et inclure une photo.
Pour éviter les problèmes en double, le tableau de bord affiche également les problèmes actuellement connus pour un actif.
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Enregistrez le formulaire pour le soumettre.
Si vous devez apporter des modifications après avoir Enregistrer, voir Modifier un formulaire dans le tableau de bord Samsara.
L'option pour enregistrer les formulaires numériques en brouillon est une fonctionnalité uniquement disponible pour l'application Samsara Driver. Au lieu de cela, vous pouvez Modifier un formulaire, ce qui écrase toutes les versions précédentes du formulaire lorsqu'il est enregistré :
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Sélectionnez un formulaire depuis le tableau de bord des soumissions.
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Cliquer sur Modifier dans le coin supérieur droit.
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Apportez les modifications nécessaires.
Tous les formulaires et les champs de formulaire sont modifiables, et toutes les modifications seront permanentes lors de l'enregistrement. Il n'est pas possible de revenir à une version précédente du formulaire une fois enregistré. Les champs obligatoires ne peuvent pas être laissés vides.
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Enregistrez vos modifications.
Le formulaire est maintenant mis à jour avec vos modifications.
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