Los flujos de trabajo conectados se integran con la plataforma de Automatización de Samsara para que los envíos de formularios y las incidencias puedan desencadenar automáticamente flujos de trabajo de varios pasos. Por ejemplo, si se envía un formulario con una inspección no aprobada, la calificación de la inspección se dirige automáticamente a un supervisor para su notificación y, posteriormente, se desencadena una nueva orden de trabajo con contexto prellenado para un técnico de mantenimiento.
Este nivel detallado de desencadenantes y acciones en Automatizaciones permite a los gerentes de seguridad, operaciones y cumplimiento normativo utilizar los incidentes del ciclo de vida de los formularios como desencadenantes de automatización y, posteriormente, encadenar condiciones, pasos de espera, notificaciones y otras acciones de la Plataforma —incluidas acciones que no son de Formularios— para coordinar el trabajo de seguimiento en lugar de enviar una alerta aislada.
Para utilizar los desencadenantes de Formularios y la acción Asignar formulario, su organización debe contar con la licencia adecuada, y usted debe tener permisos de flujos de trabajo conectados y acceso a Automatizaciones para crear automatizaciones.
Puede utilizar los desencadenantes de alerta, Formulario enviado e Incidencia creada, en Alertas para respuestas únicamente de notificación. Cada desencadenante admite diferentes filtros:
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Desencadenante |
Descripción |
Filtros disponibles |
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Formulario enviado |
Se activa cuando un formulario alcanza su estado final de envío. Se activa una vez por cada envío. Utilice Formulario enviado cuando la automatización deba ejecutarse una vez al completarse y cuando necesite filtrar por una calificación o valor de respuesta. |
Plantilla de formulario, umbral de calificación, valor de respuesta en un campo específico. El filtrado de respuestas se aplica a los campos de opción múltiple y casillas de verificación. |
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Formulario actualizado |
Se activa cuando cambia un envío, por ejemplo, debido a un cambio de estado, una edición de campo o una acción de aprobación. Se activa con cada actualización. Utilice Formulario actualizado cuando la automatización deba responder a transiciones de estado, como una aprobación, o a una reasignación. |
Plantilla de formulario, estado, destino (conductor, usuario o etiqueta). Los filtros de calificación y respuesta no están disponibles para este desencadenante. |
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Incidencia creada |
Se activa cuando se crea una incidencia, incluidas las incidencias creadas automáticamente por un elemento de inspección no aprobado. Utilice Incidencia creada para flujos de acciones correctivas vinculados a incidencias. |
Plantilla de formulario, activos. Los filtros de calificación y respuesta no están disponibles para este desencadenante. |
Nota
Una inspección que crea una incidencia activa tanto Formulario enviado como Incidencia creada. Suscríbase a un solo desencadenante, a menos que sea seguro ejecutar dos veces la acción posterior.
Los desencadenantes muestran valores que los pasos posteriores pueden leer. Formulario enviado y Formulario actualizado proporcionan la referencia del envío. Formulario actualizado también muestra el estado resultante, quién realizó el cambio y los valores de los campos al momento de la actualización.
Cuando configura una alerta, puede usar la acción Asignar formulario para asignar un formulario que un conductor o trabajador debe completar. Seleccione la plantilla de formulario, el asignado y la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento acepta una duración hasta el vencimiento en minutos, horas, días o semanas, que opcionalmente puede medirse a partir de una hora de inicio proporcionada en lugar de la hora actual, para que pueda establecer fechas límite que ocurran dentro del mismo turno de trabajo. Esta acción notifica a los trabajadores y conductores sobre una asignación de formulario en la aplicación Samsara Driver.
Nota
En Automatizaciones, Asignar formulario asigna el formulario a un solo conductor asociado con el desencadenante de la automatización. Para asignaciones de formularios a varios conductores o basadas en etiquetas, use las Alertas clásicas.
Puede usar un flujo de trabajo de automatización de formularios cuando un incidente de formulario deba desencadenar trabajo de seguimiento más allá de una sola notificación, como asignar un formulario correctivo después de una inspección fallida o notificar a un supervisor cuando una puntuación sea inferior a un umbral.
Para crear una automatización de formularios, realice el siguiente flujo de trabajo:
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Seleccione el ícono de Configuración (
) en la parte inferior del menú de su flota para ver la configuración del panel.
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Vaya a Organización > Automatizaciones.
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Cree una nueva automatización o abra una existente para editarla.
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Seleccione un desencadenante de Formularios: Formulario enviado, Formulario actualizado o Incidencia/defecto creado.
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En Condiciones, seleccione la plantilla de formulario que desea monitorear y cualquier criterio adicional que deba cumplirse para que se active el desencadenante, como un umbral de puntuación, un valor de respuesta, un estado, un objetivo o un activo.
Nota
Los filtros de puntuación y valor de respuesta están disponibles únicamente en Formulario enviado.
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En Aplicar a, especifique a quién afecta este desencadenante (conductores, vehículos o etiquetas específicos).
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Agregue pasos entre el desencadenante y la acción según sea necesario, como ramificaciones condicionales, pasos de espera o notificaciones.
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Agregue la acción Asignar formulario cuando el flujo de trabajo deba crear una asignación de formulario de seguimiento.
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Seleccione la plantilla de formulario que desea asignar.
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Seleccione al asignado y establezca la duración hasta el vencimiento.
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Guarde y habilite la automatización.
Si la automatización se activa con más frecuencia de la esperada, confirme que el desencadenante no sea Formulario actualizado, que se ejecuta en cada cambio del envío, y cambie a Formulario enviado o agregue un filtro de estado.
Las Alertas clásicas son anteriores a las Automatizaciones y admiten respuestas solo de notificación sin ramificaciones ni secuencias de varios pasos. Los desencadenantes de formularios están disponibles en ambos lugares. Samsara recomienda usar Automatizaciones cuando necesite ramificaciones condicionales, pasos de espera, varias acciones o nodos de agente. Para asignaciones de formularios a varios conductores o basadas en etiquetas, le recomendamos que configure una alerta.
Para obtener más información sobre las diferencias de capacidades entre las alertas y las automatizaciones, consulte la siguiente tabla:
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Capacidad |
Alertas clásicas |
Automatizaciones |
|---|---|---|
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Desencadenante Formulario enviado |
Filtros de plantilla, puntuación y respuesta |
Filtros de plantilla, puntuación y respuesta, además de condiciones posteriores |
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Desencadenante Formulario actualizado |
Filtros de plantilla, estado y objetivo |
Filtros de plantilla, estado y objetivo |
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Desencadenante Incidencia creada |
Filtros de plantilla y activo |
Filtros de plantilla y activo |
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Flujos de trabajo de varios pasos |
No compatible |
Ramificaciones condicionales, pasos de espera y varias acciones |
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Selección de Asignar formulario |
Varios conductores, etiquetas y conductor de la incidencia |
Un solo conductor asociado con el desencadenante de la automatización |
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Nodos de agente |
No compatible |
El desencadenante de formularios puede transmitir información del formulario a un agente de IA para su procesamiento o acción posterior |
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Entrega de notificaciones |
Correo electrónico, notificaciones push y SMS |
Correo electrónico, notificaciones push, SMS y tipos de acciones adicionales de la plataforma |
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