Las órdenes de trabajo proporcionan un sistema centralizado para programar, rastrear y completar tareas de mantenimiento. Ayudan a reducir ineficiencias, prevenir averías y mejorar el rendimiento de los activos al estandarizar la gestión de mantenimiento. Una orden de trabajo puede documentar tareas de mantenimiento, defectos y actividades de mantenimiento preventivo, con el fin de que todas las acciones se registren y puedan rastrearse con facilidad.
Puede crear una orden de trabajo desde varias fuentes, según sus requisitos:
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En el panel de Samsara, navegue a Mantenimiento (
) > Estado.
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Seleccione un activo con un código de falla activo.
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En la pestaña de Fallas, identifique cualquier código de falla no resuelto que aún no se haya agregado a una orden de trabajo.
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Haga clic en + Orden de trabajo, luego realice una de las siguientes acciones:
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Seleccione una orden de trabajo existente del menú desplegable y haga clic en Agregar a orden de trabajo.
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Haga clic en Crear orden de trabajo para generar una nueva.
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Los códigos de falla seleccionados se agregan a la orden de trabajo en la sección de Elementos, agrupados con otras tareas de mantenimiento para el activo seleccionado.
Después de iniciar una orden de trabajo, proporcione los detalles correspondientes para cumplir con los requisitos de mantenimiento:
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En caso de una orden de trabajo recién creada, seleccione el activo.
Cada orden de trabajo se vincula a un activo y no se puede modificar después de guardarla. Los datos disponibles, como lecturas del odómetro, horas de uso del motor, NIV y matrícula, se llenarán automáticamente. Las ediciones a estos valores se aplicarán solo a la orden de trabajo. No se actualizarán los detalles permanentes del activo.
Nota
Si cambia el activo mientras la orden de trabajo está en curso, cualquier elemento agregado con anterioridad se eliminará. Luego, puede agregar los elementos asociados con el nuevo activo.
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Proporcione la información opcional de la orden de trabajo:
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Descripción: Agregue instrucciones o notas específicas para los técnicos.
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Detalles de la orden de trabajo: Para priorizar y rastrear las órdenes de trabajo, seleccione una Prioridad (Baja, Media (predeterminado), Alta, Urgente), Categoría (Sin categorizar, Preventiva, Anual, Correctiva, Reparación de daños, Llamado a revisión), especifique una fecha de vencimiento y asigne la orden de trabajo a un miembro del equipo. De manera opcional, seleccione un proveedor. También puede ingresar un número de factura o número de orden de compra para rastrear el trabajo de mantenimiento externo.
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Elementos: Si creó la orden de trabajo a partir de una inspección vehicular, una tarea preventiva programada o un código de falla, las incidencias correspondientes se incluyen automáticamente en la orden de trabajo.
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Para incluir más defectos o incidencias, haga clic en + Agregar incidencia y elija de la lista de defectos e incidencias existentes, o seleccione + Crear Incidencia para registrar una nueva incidencia para el activo seleccionado y agregarla a la orden de trabajo.
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Para incluir tareas de mantenimiento preventivo próximas, haga clic en + Agregar mantenimiento programado.
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Para incluir códigos de falla no resueltos, haga clic en + Agregar falla y seleccione los códigos correspondientes del activo seleccionado.
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Formularios: Agregue formularios de inspección o listas de verificación para estandarizar el proceso de mantenimiento.
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Tareas de mantenimiento: Busque y seleccione tareas de mantenimiento predefinidas. Para cada tarea, complete las horas de trabajo, costos de refacciones y costos de mano de obra para incluir en el resumen de costos. Las refacciones relacionadas con cada tarea se indican previamente cuando se definen.
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Resumen de costos: Agregue cualquier descuento o impuesto (% o $) que se deba aplicar para obtener el costo total.
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Haga clic en Guardar para finalizar la orden de trabajo.
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Para dar seguimiento al avance o finalizar la orden de trabajo, consulte Dar seguimiento a una orden de trabajo.
Después de crear una orden de trabajo, puede dar seguimiento al avance, revisar la actividad del técnico y finalizar el mantenimiento realizado desde el panel de Samsara:
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Ver órdenes de trabajo: Encuentre trabajos específicos, verifique los técnicos asignados y revise las actualizaciones de estado.
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Actualizaciones del técnico: Vea el progreso de la tarea, las entradas de tiempo y las piezas agregadas durante el trabajo.
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Notificaciones de la Orden de Trabajo: Habilite alertas cuando se asignen o completen trabajos.
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Finalización y cierre: Resuelva los elementos de mantenimiento y aplique los costos de mantenimiento cerrando la orden de trabajo.
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Exportación e importación de datos: Comparta registros de órdenes de trabajo o complete campos utilizando archivos de facturas
Para ver el progreso de una orden de trabajo, utilice el siguiente flujo de trabajo:
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En el panel de Samsara, navegue a Mantenimiento (
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Use filtros o busque para reducir la lista por etiqueta, activo, ubicación, fecha de vencimiento o prioridad.
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Seleccione una orden de trabajo para ver los detalles correspondientes. La orden de trabajo muestra el estado actual y el técnico asignado.
El estado de una orden de trabajo indica su etapa en el proceso de mantenimiento. La siguiente lista resume cada estado:
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Estado de la orden de trabajo |
Descripción |
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Abierta |
Orden creada, pendiente de asignación. |
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Asignada |
Orden asignada a un técnico. |
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En curso |
Inició la ejecucción del trabajo. |
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Pendiente de refacciones |
En pausa, a la espera de refacciones. |
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Pendiente de aprobación |
El trabajo realizado está pendiente de revisión. |
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En espera |
Pausada temporalmente. |
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Finalizada |
El técnico terminó el trabajo, lo que significa que el mantenimiento está completo y listo para revisión. |
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Cancelada |
La orden no se finalizará. |
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Cerrada |
El supervisor revisó y marcó como finalizada la orden de trabajo. NotaCerrar la orden de trabajo es necesario para resolver los elementos vinculados (como defectos o mantenimiento programado) y calcular costos de mantenimiento. |
Los técnicos pueden comunicar la actividad de mantenimiento actualizando los siguientes detalles de la tarea de mantenimiento:
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Estado de la tarea: Abierta, En curso, En espera o Finalizada
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Horas trabajadas
Importante
Los técnicos pueden actualizar las horas trabajadas, pero solo los administradores pueden ver los costos de mano de obra. Solo los administradores pueden ver y actualizar los costos totales de mano de obra.
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Refacciones utilizadas de la biblioteca de refacciones
Para recibir alertas por correo electrónico cuando se asigna una orden de trabajo o se marca como finalizada, siga los pasos a continuación:
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Seleccione el ícono de configuración (
) en la parte inferior del menú Flota para ver la configuración del panel.
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Desde la configuración de su flota, haga clic en Mantenimiento.
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En Alertas de correo electrónico, habilite una o ambas de las siguientes opciones:
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Notificar al asignar: Envía una alerta a la persona asignada cuando se asigna una orden de trabajo.
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Notificar al creador al finalizar: Envía una alerta al usuario que creó la orden de trabajo cuando se marca como finalizada.
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Para resolver elementos y finalizar una orden de trabajo después de que se realiza el trabajo, siga estos pasos:
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Marque la orden de trabajo como Finalizada.
La fecha de finalización se establece de manera predeterminada en el día actual, pero se puede cambiar si es necesario.
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Revise y confirme qué elementos resolver:
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Defectos de inspección vehicular
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Cronogramas de mantenimiento preventivo
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Costos de mantenimiento del activo
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Fallas
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Marque la orden de trabajo como Cerrada o haga clic en Resolver y cerrar para finalizar la orden de trabajo.
Cerrar una orden de trabajo resuelve cualquier elemento vinculado (como inspecciones vehiculares o mantenimientos preventivos) y aplica los costos de mantenimiento al activo. Los elementos que no se resuelven se eliminan de la orden de trabajo y permanecen disponibles para agregarse a una orden de trabajo futura, si es necesario.
Desde el menú de más acciones ( ••• ) en la orden de trabajo, puede hacer las siguientes acciones:
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Eliminar orden de trabajo: Eliminar permanentemente una orden de trabajo de su sistema y desvincular cualquier elemento asociado (como inspecciones vehiculares o cronogramas preventivos)
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Exportar PDF: Generar una copia para compartir o mantener registros
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Importar factura: Rellenar campos usando datos de facturas para reducir la entrada manual y rastrear costos usando la IA de Samsara
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