Kwalificatiebeheer stelt u in staat om kwalificatierecords voor specifieke werknemers- of assetgroepen binnen uw organisatie te configureren, beheren en monitoren, zoals commerciële chauffeur licentierecords en speciale certificeringen.
U kunt de kwalificatiestatus bekijken in Kwalificatierapporten, chauffeurs toestaan hun eigen gegevens te uploaden, gegevens exporteren voor audits, waarschuwingen ontvangen wanneer kwalificaties bijna verlopen, en de Samsara API gebruiken om een lijst van kwalificatiegegevens op te halen op basis van chauffeurs-ID voor integraties van derden.
Bekijk de volgende secties voor meer details over Kwalificatiebeheer:
Een Kwalificatietype vertegenwoordigt het specifieke soort kwalificatie dat nodig is, zoals een Commerciële Chauffeurslicentie of HAZMAT-certificering. Het Kwalificatietype kan worden gedefinieerd door aanpasbare velden om te voldoen aan de compliancebehoeften van uw organisatie.
Definieer de kwalificatievelden:
-
Selecteer het pictogram Instellingen (
) onderaan uw wagenparkmenu om de instellingen van het dashboard te bekijken.
-
Vanuit Wagenpark, selecteer Kwalificaties.
Indien van toepassing, selecteer Werknemer of Asset onder Kwalificatietypen.
-
Selecteer + Type Aanmaken.
-
Geef een titel om het kwalificatietype te beschrijven.
De standaardvelden worden weergegeven.
Opmerking
De velden Werknemer/Asset en Probleemdatum zijn verplichte velden. U kunt kiezen of de Vervaldatum verplicht is, om rekening te houden met gevallen zoals eenmalige kwalificaties zonder vervaldatum.
-
(Uit optioneel) Vanuit het veld Vervaldatum kunt u Automatisch invullen vanaf inschakelen om automatisch een vervaldatum in te stellen op basis van de uitgiftedatum. Dit is nuttig voor kwalificaties van bepaalde duur, zoals jaarlijkse voertuiginspecties.
-
(Optioneel) +Veld toevoegen om extra veldtypen te configureren:
-
Geef het nieuwe veld een naam.
-
Selecteer het kalenderpictogram (
) om antwoordtypen aan te passen: Tekst, Media (.jpg, .png, .pdf en .docx), Datum / Tijd en Nummer.
Tip
Vanuit het Media veld kunt u Automatisch invullen met AI inschakelen om volgende velden automatisch bij te werken.
-
Gebruik de schakelaar om gewenste velden Verplicht te maken.
-
Selecteer de menu meer acties ( ••• ) om een veld te Dupliceren of Verwijderen.
-
-
Redden uw configuratie.
Nadat u uw voortgang hebt opgeslagen, wordt het kwalificatietype weergegeven in de Kwalificatietype-samenvatting. Om een kwalificatietype te Bewerken of Verwijderen, selecteert u de menu meer acties ( ••• ) naast een kwalificatietype.
Een Kwalificatieset is een groep vereiste kwalificaties die kan worden toegewezen aan alle werknemers of assets—of alleen aan degenen die ten minste één label en, indien attributen zijn toegevoegd, ten minste één attribuut hebben. Voor assets kunt u ook filteren op assettype.
U kunt bijvoorbeeld een set maken voor commerciële chauffeurs in Texas en een andere voor magazijnmedewerkers in Californië. Aangezien elke groep verschillende vereisten heeft, kunt u ze aanpassen met Kwalificatiesets.
Na het aanmaken van een kwalificatieset, zullen ontbrekende kwalificaties voor werknemers of assets binnen deze set automatisch worden weergegeven als Ontbrekend in het Kwalificaties Rapport.
Gebruik de volgende workflow om een kwalificatieset te maken:
-
Selecteer het pictogram Instellingen (
-
Vanuit Wagenpark, selecteer Kwalificaties.
-
Selecteer Kwalificatiesets om + Set maken.
Indien van toepassing, selecteer Werknemer of Asset onder Kwalificatiesets.
-
Maak een Kwalificatieset:
-
Geef een Naam op
-
(Indien van toepassing) Selecteer een Assettype
-
(Optioneel) Selecteer Labels
-
(Optioneel) Voeg Attributen toe
-
Selecteer Kwalificatietypen
-
-
Redden uw configuratie.
Opmerking
Om records van Werkerskwalificaties aan te maken, moet u een Volledige Beheerder rol hebben of een aangepaste rol met permissies om Kwalificaties te bekijken en te bewerken.
Elke werknemer of asset kan slechts één actief record per kwalificatietype hebben (bijv. één actief groot rijbewijs), maar kan meerdere gearchiveerde records van hetzelfde type behouden.
Gebruik de volgende workflow om een kwalificatierecord te maken vanuit de Samsara-dashboard:
-
Ga in het menu Wagenpark met de muis over het Compliance-pictogram (
) en selecteer Kwalificaties.
Indien van toepassing, selecteer Werknemer of Asset bovenaan het rapport.
-
Selecteer + Nieuw toevoegen > Record maken.
Tip
Vanuit het rapport over Werknemerskwalificaties kunt u Records maken met AI om automatisch kwalificatierecords te genereren van afbeeldingen en documenten, zoals rijbewijzen. Na het uploaden van een bestand worden records zoals chauffeurinformatie en datums automatisch ingevuld. Deze records gaan naar Vereist controle voor goedkeuring door de manager.
U kunt ook Een gedeeld record maken voor kwalificatietypen die van toepassing zijn op meerdere assets, labels of attributen, zoals wanneer een wagenparkverzekeringskaart van toepassing is op alle voertuigen in het verzekeringsplan.
-
Kies een Werknemer/Asset en Kwalificatietype.
-
Doorgaan om kwalificatiedetails toe te voegen.
-
Vul de vereiste kwalificatiedetails in en Redden updates.
-
Nadat u een kwalificatierecord heeft gemaakt, kunt u het record selecteren uit het kwalificatierapport en de kwalificatie bijwerken:
-
Vernieuwen: Archiveert de oude versie en maakt een nieuwe met een nieuwere probleemdatum
-
Bewerken: Wijzigt het record zonder een vorige versie te behouden
-
Archiveren: Verplaatst het record naar de geschiedenis; triggert een Ontbrekende status indien nog vereist
-
Verwijderen: Verwijder het record uit de Samsara-dashboard
-
U kunt de instellingen voor Kwalificatiebeheer verfijnen voor chauffeurs die versie 2541.200 of later van de Samsara Driver app gebruiken. Voor elk kwalificatietype kunt u bepalen of werknemers hun records kunnen bekijken, hun eigen kwalificatiedocumenten kunnen uploaden en of goedkeuring door de beheerder vereist is voor door werknemers geüploade records. Deze instellingen zijn per kwalificatie configureerbaar, waardoor verschillende regels mogelijk zijn op basis van uw organisatorische behoeften.
Om de machtigingen voor Kwalificatiebeheer voor chauffeurs te configureren, volgt u deze workflow:
-
Selecteer het pictogram Instellingen (
-
Vanuit Wagenpark, selecteer Kwalificaties.
Indien van toepassing, selecteer Werknemer of Asset onder Kwalificatietypen.
-
Zoek het kwalificatietype dat u wilt bewerken.
Klik op de menu meer acties ( ••• ) aan de rechterkant en selecteer Bewerken voor dat kwalificatietype.
-
Selecteer bovenaan Configureren om de machtigingen voor kwalificatiebeheer te configureren.
Standaard zijn al de volgende instellingen ingeschakeld:
-
Sta werknemers toe om records te bekijken: Chauffeurs kunnen kwalificatierecords voor dit kwalificatietype bekijken, maar ze kunnen deze niet bewerken.
-
Sta werknemers toe om records te uploaden: Chauffeurs kunnen kwalificatierecords uploaden voor dit kwalificatietype.
-
Goedkeuring van door werknemers geüploade records vereisen: Vereist goedkeuring van de beheerder wanneer werknemers kwalificatierecords uploaden voor dit kwalificatietype.
-
-
Klik Opslaan.
Na het configureren van kwalificatiesets en -typen, kunt u de status van werknemers- en assetkwalificaties monitoren door gebruik te maken van de Werknemerskwalificatie rapporten in de Samsara-dashboard (Compliance () >Kwalificaties).
Het Werknemers- en Assetkwalificatie rapport categoriseert records op basis van hun status:
-
Actief: Documenten gemarkeerd als Huidig, Binnenkort Verlopen of Verlopen.
-
Ontbrekend: Vereiste documenten uit Kwalificatiesets zonder ingediende informatie.
-
Vereist controle: Records die goedkeuring nodig hebben, ofwel ingediend door een chauffeur via de Samsara Driver app of automatisch aangemaakt met Records maken met AI.
-
Gearchiveerd: Historische documenten voor archiveringsdoeleinden.
U kunt kwalificatierecords exporteren en regelmatige e-mailrapporten plannen voor zowel interne beoordeling als externe audits. Om kwalificatierecords te exporteren, navigeert u vanuit uw Samsara-dashboard naar Compliance () > Kwalificaties en klik op de more actions ( ••• ) menu.
De volgende exportopties zijn beschikbaar:
-
Exporteer Rapport (CSV, PDF, XLSX of e-mail): Genereer een samenvattingstabel van kwalificatierecords om snel de kwalificatiestatus binnen uw organisatie te bevestigen.
U kunt dit rapport aanpassen op basis van Chauffeurstatus (Actief, Gedeactiveerd of Alle) en Kwalificatiestatus (Huidig, Binnenkort Verlopen of Verlopen). U kunt ook filteren op Labels en Attributen om de rapportresultaten te verfijnen op regio, team of andere aangepaste criteria.
U kunt bijvoorbeeld een rapport maken dat alleen actieve chauffeurs bevat van wie de kwalificaties binnenkort verlopen en die de tag ' Westelijke regio' hebben toegewezen gekregen.
-
Geplande E-mail Rapport (CSV of XLSX): Ontvang een automatische, per e-mail verzonden samenvattingstabel van kwalificatierecords, met dezelfde filteropties als Exporteer Rapport. E-mails kunnen wekelijks, maandelijks of elk kwartaal worden gepland en kunnen tegelijkertijd naar meerdere ontvangers worden verzonden.
-
Exporteer Records als PDF: Exporteer een uitgebreide PDF voor elke geselecteerde chauffeur, nuttig voor audits of wanneer kwalificatiegegevens met derden moeten worden gedeeld. Elke PDF bevat volledige kwalificatierecords voor elke chauffeur, inclusief scans van de chauffeur's licentie, jaarlijkse DOT-beoordeling, motorvoertuigrecord en eventuele andere bijlagen die aan het kwalificatierecord van de chauffeur zijn toegevoegd.
Configureer waarschuwingen voor verlopen of binnenkort vervallende kwalificaties terwijl assets in beweging zijn:
|
Alert |
Beschrijving |
|---|---|
|
Asset Kwalificaties Verlopen |
Waarschuwing wanneer een asset beweegt met verlopen asset kwalificaties |
|
Asset Kwalificaties Vervallen Binnenkort |
Waarschuwing wanneer een asset beweegt met binnenkort vervallende asset kwalificaties |
|
Kwalificaties van Chauffeurs Verlopen |
Waarschuwing wanneer een ingelogde chauffeur verlopen kwalificaties heeft en de asset beweegt |
|
Kwalificaties van Chauffeurs Vervallen Binnenkort |
Waarschuwing wanneer een ingelogde chauffeur binnenkort vervallende kwalificaties heeft en de asset beweegt |
U kunt ook een Locatie & Beweging waarschuwing configureren met de Asset beweegt trigger en Kwalificatiestatus criteria toevoegen voor meer gedetailleerde meldingen:
-
Waarschuwing als een voertuig beweegt en een ontbrekende, verlopen of binnenkort vervallende kwalificatie heeft
-
Waarschuwing als een voertuig beweegt en de toegewezen chauffeur een ontbrekende, verlopen of binnenkort vervallende kwalificatie heeft
-
Waarschuwing als een voertuig beweegt en de toegewezen chauffeur een specifiek type kwalificatie mist
Met Samsara Driver app versie 2521.400 of later kunnen chauffeurs hun eigen kwalificaties bekijken en vernieuwen. Zodra een chauffeur bijgewerkte kwalificaties indient, zal een hangend record worden weergegeven in de Samsara-dashboard, en een manager moet het record goedkeuren om het record volledig in te dienen.
Chauffeurs kunnen de volgende workflow gebruiken om hun kwalificaties te bekijken en te vernieuwen:
-
Vanaf de Samsara Driver app, tik op het profielpictogram (
).
-
Tik op Kwalificaties.
-
Tik op de kwalificatie die u wilt bekijken of vernieuwen (Werknemer of Voertuig).
-
Tik op een werknemer- of voertuigkwalificatie om Kwalificatie Vernieuwen.
De Kwalificatiedetails worden weergegeven.
-
Binnen de Kwalificatiedetails, werk de volgende informatie bij:
-
(Facultatief) Bijlagen: Media toevoegen. U kunt ook tikken op Extract en Autofill om een foto toe te voegen zodat AI Extract gekoppelde velden automatisch invult.
-
Uitgiftedatum: Selecteer de datum waarop uw kwalificatie is uitgegeven.
-
Vervaldatum: Selecteer de datum waarop uw kwalificatie verloopt.
-
-
Dien uw kwalificatiedetails in.
Nadat u uw kwalificatiegegevens heeft ingediend, moet uw manager het record goedkeuren in de Samsara-dashboard (Compliance (
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.