Les flux de travail connectés s’intègrent à la Plateforme Automatisation de Samsara afin que les soumissions de formulaires et les problèmes puissent automatiquement déclencher des flux de travail à plusieurs étapes. Par exemple, si un formulaire est soumis avec une inspection échouée, le score d’inspection est automatiquement acheminé à un superviseur pour l’aviser, puis un nouvel ordre de travail est déclenché avec un contexte prérempli pour un technicien d’entretien.
Ce niveau précis de déclencheurs et d’actions dans les automatisations permet aux gestionnaires de la sécurité, des opérations et de la conformité d’utiliser les événements du cycle de vie des formulaires comme déclencheurs d’automatisation, puis d’enchaîner des conditions, des étapes d’attente, des notifications et d’autres actions de la Plateforme — y compris des actions autres que celles des formulaires — afin d’orchestrer le travail de suivi au lieu d’envoyer une alerte ponctuelle.
Pour utiliser les déclencheurs de formulaires et l’action Attribuer un formulaire, votre organisation doit disposer de la licence appropriée, et vous devez avoir les autorisations Flux de travail connectés ainsi que l’accès aux automatisations pour créer des automatisations.
Vous pouvez utiliser les déclencheurs d’alerte, Formulaire soumis et Problème créé, dans les Alertes pour des réponses limitées aux notifications. Chaque déclencheur prend en charge différents filtres :
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Déclencheur |
Description |
Filtres disponibles |
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Formulaire soumis |
Se déclenche lorsqu’un formulaire atteint son état final soumis. Se déclenche une fois par soumission. Utilisez Formulaire soumis lorsque l’automatisation doit s’exécuter une seule fois à la fin et que vous devez filtrer selon un score ou une valeur de réponse. |
Modèle de formulaire, seuil de score, valeur de réponse dans un champ précis. Le filtrage des réponses s’applique aux champs à choix multiples et aux cases à cocher. |
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Formulaire mis à jour |
Se déclenche lorsqu’une soumission est modifiée, par exemple lors d’un changement de statut, de la modification d’un champ ou d’une action d’approbation. Se déclenche à chaque mise à jour. Utilisez Formulaire mis à jour lorsque l’automatisation doit répondre à des transitions de statut, comme une approbation, ou à une réattribution. |
Modèle de formulaire, statut, cible (conducteur, utilisateur ou filtre). Les filtres de score et de réponse ne sont pas offerts pour ce déclencheur. |
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Problème créé |
Se déclenche lorsqu’un problème est créé, y compris les problèmes créés automatiquement par un élément d’inspection échoué. Utilisez Problème créé pour les flux d’actions correctives liés aux problèmes. |
Modèle de formulaire, actifs. Les filtres de score et de réponse ne sont pas offerts pour ce déclencheur. |
Note
Une inspection qui crée un problème déclenche à la fois Formulaire soumis et Problème créé. Abonnez-vous à un seul déclencheur, à moins que l’action en aval puisse être exécutée deux fois sans risque.
Les déclencheurs affichent des valeurs que les étapes ultérieures peuvent lire. Formulaire soumis et Formulaire mis à jour fournissent tous deux la référence de la soumission. Formulaire mis à jour affiche également le statut obtenu, la personne qui a effectué la modification et les valeurs des champs au moment de la mise à jour.
Lorsque vous configurez une alerte, vous pouvez utiliser l’action Attribuer un formulaire pour attribuer un formulaire à remplir à un conducteur ou à un travailleur. Vous sélectionnez le modèle de formulaire, le destinataire et la date d’échéance. La date d’échéance accepte un délai avant échéance en minutes, en heures, en jours ou en semaines, calculé facultativement à partir d’une heure de début fournie plutôt que de l’heure actuelle, afin que vous puissiez définir des échéances qui surviennent au cours du même poste de travail. Cette action avise les travailleurs et les conducteurs de l’attribution d’un formulaire dans l’application Samsara Driver.
Note
Dans Automatisations, Attribuer un formulaire attribue le formulaire à un seul conducteur associé au déclencheur d’automatisation. Pour attribuer un formulaire à plusieurs conducteurs ou selon des filtres, utilisez les alertes classiques.
Vous pouvez utiliser un flux de travail d’automatisation de formulaires lorsqu’un événement de formulaire doit déclencher un travail de suivi allant au-delà d’une seule notification, par exemple attribuer un formulaire correctif après une inspection échouée ou aviser un superviseur lorsqu’un score est inférieur à un seuil.
Pour créer une automatisation de formulaires, effectuez le flux de travail suivant :
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Sélectionnez l’icône Paramètres (
) au bas de votre menu Flotte pour afficher les paramètres du tableau de bord.
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Allez à Organisation > Automatisations.
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Créez une nouvelle automatisation ou ouvrez-en une existante pour la modifier.
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Sélectionnez un déclencheur de formulaires : Formulaire soumis, Formulaire mis à jour ou Problème/défectuosité créé.
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Sous Conditions, sélectionnez le modèle de formulaire à surveiller ainsi que tout critère supplémentaire devant être respecté pour que le déclencheur se déclenche, par exemple un seuil de score, une valeur de réponse, un état, une cible ou un actif.
Note
Les filtres de score et de valeur de réponse sont disponibles uniquement pour Formulaire soumis.
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Sous Appliquer à, indiquez les personnes auxquelles ce déclencheur s’applique (conducteurs, véhicules ou filtres précis).
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Ajoutez au besoin des étapes entre le déclencheur et l’action, telles que des branches conditionnelles, des étapes d’attente ou des notifications.
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Ajoutez l’action Attribuer un formulaire lorsque le flux de travail doit créer une attribution de formulaire de suivi.
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Sélectionnez le modèle de formulaire à attribuer.
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Sélectionnez le destinataire et définissez le délai avant échéance.
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Enregistrez et activez l’automatisation.
Si l’automatisation se déclenche plus souvent que prévu, vérifiez que le déclencheur n’est pas Formulaire mis à jour, qui s’exécute à chaque modification apportée à la soumission, puis passez à Formulaire soumis ou ajoutez un filtre d’état.
Les alertes classiques sont antérieures aux automatisations et prennent en charge les réponses par notification uniquement, sans embranchements ni séquences à plusieurs étapes. Les déclencheurs de formulaires sont disponibles aux deux endroits. Samsara recommande d’utiliser les automatisations lorsque vous avez besoin d’embranchements conditionnels, d’étapes d’attente, de plusieurs actions ou de nœuds d’agent. Pour attribuer un formulaire à plusieurs conducteurs ou selon des filtres, nous vous recommandons de configurer une alerte.
Pour en savoir plus sur les différences de fonctionnalités entre les alertes et les automatisations, consultez le tableau suivant :
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Fonctionnalité |
Alertes classiques |
Automatisations |
|---|---|---|
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Déclencheur Formulaire soumis |
Filtres de modèle, de score et de réponse |
Filtres de modèle, de score et de réponse, ainsi que des conditions en aval |
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Déclencheur Formulaire mis à jour |
Filtres de modèle, d’état et de cible |
Filtres de modèle, d’état et de cible |
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Déclencheur Problème créé |
Filtres de modèle et d’actif |
Filtres de modèle et d’actif |
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Flux de travail à plusieurs étapes |
Non pris en charge |
Embranchements conditionnels, étapes d’attente et plusieurs actions |
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Sélection pour Attribuer un formulaire |
Plusieurs conducteurs, filtres et conducteur impliqué dans l’incident |
Un seul conducteur associé au déclencheur d’automatisation |
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Nœuds d’agent |
Non pris en charge |
Le déclencheur de formulaires peut transmettre des renseignements du formulaire à un agent d’IA pour traitement ou action ultérieurs |
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Livraison des notifications |
Courriel, notification poussée et SMS |
Courriel, notification poussée, SMS et types d’actions supplémentaires de la plateforme |
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