Les ordres de travail fournissent un système centralisé pour planifier, suivre et compléter les tâches de maintenance. Ils aident à réduire les inefficacités, à prévenir les pannes et à améliorer la performance des actifs en standardisant la gestion de la maintenance. Un ordre de travail peut documenter les tâches d'entretien, les défauts et les activités de maintenance préventive, garantissant que toutes les actions sont consignées dans le journal et facilement traçables.
Vous pouvez créer un ordre de travail à partir de plusieurs sources selon vos besoins :
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Dans le tableau de bord Samsara, accédez à Maintenance (
)> Ordres de travail.
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Cliquez sur Créer un ordre de travail.
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Procédez à Compléter les détails de l'ordre de travail.
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Dans le tableau de bord Samsara, naviguez vers Maintenance (
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Identifiez les actifs avec des défauts non résolus.
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Cliquez sur + Ordre de travail et sélectionnez les défauts à ajouter comme articles à une nouvelle ou existante ordre de travail.
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Procédez à Compléter les détails de l'ordre de travail.
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Dans le tableau de bord Samsara, naviguez vers Maintenance (
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Localisez l'actif.
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Cliquez sur + Ordre de travail pour attribuer des éléments à un nouvel ordre de travail ou à un ordre de travail existant.
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Procédez à Compléter les détails de l'ordre de travail.
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Dans le tableau de bord Samsara, naviguez vers Maintenance (
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Sélectionnez un actif avec un code d'erreur actif.
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Dans l'onglet Défauts, identifiez tous les codes d'erreur non résolus qui n'ont pas encore été ajoutés à un ordre de travail.
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Cliquer sur + Ordre de travail, puis faites l'une des actions suivantes :
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Sélectionnez un ordre de travail existant dans le menu déroulant et cliquer sur Ajouter à l'ordre de travail.
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Cliquer sur Créer un ordre de travail pour en générer un nouveau.
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Les codes d'erreur sélectionnés sont ajoutés à l'ordre de travail dans la section Articles, regroupés avec d'autres tâches de maintenance pour l'actif sélectionné.
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Procédez à Compléter les détails de l'ordre de travail.
Après avoir initié un ordre de travail, complétez ses détails pour qu'ils correspondent aux exigences de maintenance :
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Pour un nouvel ordre de travail, sélectionnez l'actif.
Chaque ordre de travail est lié à un actif et ne peut pas être modifié après avoir enregistré le nouvel ordre de travail. Les données disponibles telles que les lectures de l'odomètre, les heures de fonctionnement du moteur, le NIV et la plaque d’immatriculation seront automatiquement renseignées. Les modifications apportées à ces valeurs s'appliqueront uniquement à l'ordre de travail et ne mettront pas à jour les détails permanents de l'actif.
Note
Si vous changez l'actif pendant que l'ordre de travail est en cours, tous les articles précédemment ajoutés seront supprimés. Vous pouvez ensuite ajouter des éléments associés au nouvel actif.
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Complétez les informations facultatives de l'ordre de travail :
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Description: Ajoutez des instructions ou des notes spécifiques pour les techniciens.
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Détails de l'ordre de travail : Pour prioriser et suivre les ordres de travail, sélectionnez une priorité (Basse, Moyenne (par défaut), Haute, Urgente), une catégorie (Non spécifiée, Préventive, Annuelle, Corrective, Réparation de dommages, Rappel), spécifiez une date d'échéance, et attribuez l'ordre de travail à un membre de l'équipe, et sélectionnez éventuellement un fournisseur. Vous pouvez également entrer un numéro de facture ou un numéro de bon de commande pour suivre le travail de maintenance externe.
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Articles : Si vous avez créé l'ordre de travail à partir d'une inspection du véhicule, d'une tâche préventive planifiée ou d'un code d'erreur, les problèmes connexes sont automatiquement inclus dans l'ordre de travail.
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Pour inclure plus de défauts ou de problèmes, cliquer sur + Ajouter un problème et choisir dans la liste des défauts et problèmes existants, ou sélectionner + Créer un problème pour journaliser un nouveau problème pour l'actif sélectionné et l'ajouter à l'ordre de travail.
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Pour inclure les tâches de maintenance préventive à venir, cliquer sur + Ajouter une maintenance planifiée.
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Pour inclure les codes d'erreur non résolus, cliquer sur + Ajouter une faute et sélectionner les codes applicables pour l'actif sélectionné.
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Formulaires : Ajouter des formulaires d'inspection ou de liste de vérification pour standardiser le processus de maintenance.
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Tâches d'entretien : Rechercher et sélectionner des tâches d'entretien prédéfinies. Pour chaque tâche, compléter les Heures de travail, les coûts des pièces, et les fréquences de travail à inclure dans le résumé des coûts. Les pièces associées à chaque tâche sont pré-remplies lors de leur définition.
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Résumé des coûts : Ajouter des rabais ou des taxes (% ou $) à appliquer pour finaliser le coût total.
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Cliquer sur Enregistrer pour finaliser l'ordre de travail.
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Pour suivre la progression ou finaliser l'ordre de travail, voir Suivi d'un ordre de travail.
Après avoir créé un ordre de travail, vous pouvez suivre la progression, surveiller l'activité des techniciens, et finaliser la maintenance complétée depuis le tableau de bord Samsara:
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Voir les ordres de travail : Trouver des travaux spécifiques, vérifier les techniciens attribués, et revoir les mises à jour de statut
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Mises à jour du technicien : Affichez la progression des tâches, les entrées de temps et les pièces ajoutées tout au long du travail
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Notifications d'ordre de travail : Activer les alertes lorsque des travaux sont attribués ou complétés
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Achèvement et clôture : Résoudre les éléments de maintenance et appliquer les coûts de maintenance en clôturant l'ordre de travail.
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Exportation et importation de données : Partager les enregistrements d'ordre de travail ou remplir les champs à l'aide de fichiers de factures
Pour voir l'avancement d'un ordre de travail, utilisez le flux de travail suivant :
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Dans le tableau de bord Samsara, accédez à Maintenance (
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Utilisez des filtres ou la recherche pour restreindre la liste par filtre, actif, emplacement, date d'échéance ou priorité.
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Sélectionnez un ordre de travail pour voir ses détails. L'ordre de travail affiche le statut actuel et le technicien attribué.
Le statut d'un ordre de travail indique son étape dans le processus de maintenance. La liste suivante résume chaque statut :
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Statut de l'ordre de travail |
Description |
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Ouvert |
Créé mais pas encore attribué |
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Attribué |
Attribué à un technicien |
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En cours |
Le travail a commencé |
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En attente de pièces |
En attente de pièces |
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En attente d'approbation |
Le travail terminé est en attente de révision |
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En attente |
Pause temporaire |
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Terminé |
Le technicien a terminé le travail, signalant que la maintenance est terminée et prête pour révision. |
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Annulé |
Ne sera pas complété |
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Fermé |
Le superviseur a examiné et finalisé l'ordre de travail. NoteLe statut fermé est requis pour résoudre les éléments liés (tels que les défauts ou la maintenance planifiée) et appliquer les coûts de maintenance. |
Les techniciens peuvent communiquer l'activité de maintenance en mettant à jour les détails suivants de la tâche d'entretien :
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Statut de la tâche : Ouverte , En cours , En attente ou Terminée
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Heures travaillées
Important
Les techniciens peuvent mettre à jour les heures travaillées, mais les fréquences de travail ne sont visibles que par les administrateurs. Les coûts totaux de main-d'œuvre ne peuvent être vus et mis à jour que par les administrateurs.
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Pièces utilisées de la bibliothèque de pièces
Pour recevoir des alertes par courriel lorsqu'un ordre de travail est attribué ou marqué comme complété :
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Sélectionnez l'icône Paramètres (
) en bas du menu Flotte pour afficher les paramètres du tableau de bord.
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Depuis vos paramètres de flotte, cliquez sur Maintenance.
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Sous Alertes par courriel, activez une ou les deux options suivantes :
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Notifier le destinataire lors de l'attribution : Envoie une alerte au destinataire lorsqu'un ordre de travail est attribué.
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Notifier le créateur lors de l'achèvement : Envoie une alerte à l'utilisateur qui a créé l'ordre de travail lorsqu'il est marqué comme terminé.
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Pour résoudre les éléments et finaliser un ordre de travail après l'achèvement des travaux :
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Marquez l'ordre de travail comme Terminé.
La date d'achèvement est par défaut le jour actuel, mais peut être modifiée si nécessaire.
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Examinez et confirmez quels éléments résoudre :
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Défauts d'inspection du véhicule
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Calendriers de maintenance préventive
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Coûts de maintenance des actifs
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Fautes
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Marquez l'ordre de travail comme Fermé ou Résoudre et fermer pour finaliser l'ordre de travail.
La fermeture d'un ordre de travail résout tous les éléments liés (tels que les inspections du véhicule ou les calendriers préventifs) et applique les coûts de maintenance à l'actif. Les éléments qui ne sont pas résolus sont retirés de l'ordre de travail et restent disponibles pour être ajoutés à un futur ordre de travail, si nécessaire.
À partir du menu plus d'actions ( ••• ) dans l'ordre de travail, vous pouvez :
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Supprimer l'ordre de travail : Supprimer définitivement un ordre de travail de votre système et dissocier tous les éléments associés aux inspections du véhicule (tels que les inspections du véhicule ou les calendriers préventifs)
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Exporter un PDF : Générer une copie pour le partage ou la conservation des archives
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Importer une facture : Remplir les champs à l'aide des données de la facture pour réduire la saisie manuelle et suivre les coûts à l'aide de l'IA de Samsara
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