Pour garantir que les formulaires sont attribués efficacement et complétés à temps, les flux de travail connectés prennent en charge les affectations uniques pour les travailleurs et les conducteurs, les affectations récurrentes et les affectations déclenchées. Ces fonctions améliorent la gestion des flux de travail, la responsabilité et la qualité des données au sein de votre organisation.
Sélectionnez une option pour en savoir plus sur chaque fonction :
Vous pouvez attribuer un formulaire à un travailleur ou un conducteur pour le compléter une seule fois. Cela est utile pour des documents tels que les formulaires d'embauche et d'implémentation, les rapports d'accident ou d'autres formulaires liés à des questions légales, politiques ou de conformité qui ne doivent être complétés qu'une fois.
Pour attribuer un modèle de formulaire aux travailleurs ou conducteurs pour une complétion unique, effectuez le flux de travail suivant :
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Depuis le tableau de bord Samsara, sélectionnez Flux de travail (
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Cliquez sur Attribuer sur le modèle, puis sélectionnez Une fois.
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Utilisez la barre de recherche pour sélectionner qui est attribué au formulaire. Vous pouvez rechercher par filtre ou par travailleur.
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Cliquez sur Suivant.
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Définissez une date d'échéance.
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Enregistrez.
Vous pouvez créer des calendriers qui attribuent des formulaires aux travailleurs et conducteurs de manière récurrente. Des exemples de formulaires récurrents incluent les listes de vérification pré- et post-trajet quotidiennes, les journaux de maintenance hebdomadaires, ou les auto-évaluations de performance trimestrielles ou annuelles. Les calendriers peuvent être définis pour attribuer des formulaires quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement ou à des intervalles personnalisés selon les besoins de votre organisation.
Les conducteurs et les travailleurs sont informés de leurs tâches planifiées dans l'application Samsara Driver, et peuvent voir le prochain formulaire planifié dans leur boîte de réception et le compléter si nécessaire.
L'accès est mis à jour dynamiquement en fonction des modifications apportées aux filtres. Si un conducteur ou un travailleur est ajouté à un filtre, ils obtiennent automatiquement l'accès aux modèles associés à ce filtre. Inversement, s'ils sont retirés d'un filtre, ils perdent l'accès.
Pour créer une affectation de formulaire récurrente, effectuez le flux de travail suivant :
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Depuis le tableau de bord Samsara, sélectionnez Flux de travail (
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Cliquez sur Attribuer sur le modèle, puis sélectionnez Via automatisations.
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Dans Déclencheurs, sélectionnez quand vous souhaitez que le calendrier commence, choisissez une date de fin optionnelle, l'heure à laquelle le formulaire est envoyé au travailleur ou au chauffeur, et la fréquence d'envoi du formulaire (Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel, ou Répétition Personnalisée).
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Dans Actions, attribuez un Modèle de Formulaire, utilisez la barre de recherche pour chercher par filtre, travailleur, ou chauffeur et sélectionnez qui est attribué au formulaire, puis choisissez combien de temps le travailleur ou le chauffeur a pour compléter le formulaire.
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Enregistrez.
Depuis Alertes( ), vous pouvez créer des configurations d'alerte pour attribuer automatiquement des formulaires en réponse à des événements spécifiques, également appelés déclencheurs. Cela garantit que les formulaires sont attribués rapidement en fonction des événements en temps réel. Par exemple, vous pouvez configurer une alerte de périmètre virtuel pour qu'un chauffeur-livreur entre dans le périmètre virtuel de sa destination finale, le application Samsara Driver déclenche automatiquement un formulaire de Preuve de Livraison à remplir par le chauffeur.
Les conducteurs et les travailleurs reçoivent des notifications d'alerte dans l'application Samsara Driver, qui les informe de leur nouvelle tâche de Formulaires basée sur l'événement déclencheur pour s'assurer qu'ils sont immédiatement conscients de leurs responsabilités.
L'accès est mis à jour dynamiquement en fonction des modifications apportées aux filtres. Si un conducteur ou un travailleur est ajouté à un filtre, ils obtiennent automatiquement l'accès aux modèles associés à ce filtre. Inversement, s'ils sont retirés d'un filtre, ils perdent l'accès.
Pour apprendre comment créer un déclencheur d'alerte pour attribuer un formulaire, voir Configuration d'alerte.
Seuls certains déclencheurs d'alerte prennent en charge l'action Attribuer Formulaire. Pour en savoir plus sur chaque déclencheur et pour voir une liste complète de tous les déclencheurs, voir Déclencheurs d'alerte.
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