La gestión de acreditaciones le permite configurar, gestionar y monitorear los registros de acreditaciones para grupos específicos de trabajadores o activos en toda su organización, como los registros de licencias de conductor comercial y certificaciones especiales.
Puede revisar el estado de las acreditaciones en los Informes de acreditaciones, permitir que los conductores carguen sus propios registros, exportar registros para auditorías, recibir alertas cuando las acreditaciones estén a punto de expirar y usar la API de Samsara para obtener una lista de registros de acreditaciones por identificador del conductor para integraciones de terceros.
Revise las siguientes secciones para obtener más detalles sobre la gestión de acreditaciones:
Un tipo de acreditación representa el tipo específico de acreditación necesaria, como una Licencia de Conductor Comercial o certificación HAZMAT. El Tipo de Acreditación puede definirse mediante campos personalizables para satisfacer las necesidades de cumplimiento normativo de su organización.
Defina los campos de acreditación:
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Seleccione el ícono de Configuración (
) en la parte inferior del menú de su Flota para ver la configuración del panel de control.
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Desde dentro de la Flota, seleccione Acreditaciones.
Si es aplicable, seleccione Trabajador o Activo bajo Tipos de Acreditación.
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Seleccione + Crear Tipo.
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Proporcione un título para describir el tipo de acreditación.
Los campos predeterminados se mostrarán.
Nota
Los campos de Trabajador/activo y Fecha de emisión son obligatorios. Puede elegir si la Fecha de vencimiento es obligatoria, para adaptarse a casos como acreditaciones únicas sin fecha de vencimiento.
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(Opcional) Desde el campo de Fecha de vencimiento, puede habilitar Autocompletar desde para establecer automáticamente una fecha de expiración basada en la fecha de emisión. Esto es útil para acreditaciones de término fijo como inspecciones anuales de vehículos.
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(Opcional) +Agregar campo para configurar tipos de campos adicionales:
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Nombre del nuevo campo.
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Seleccione el ícono de Calendario (
) para personalizar los tipos de respuesta: Texto, Medios (.jpg, .png, .pdf y .docx), Fecha / Hora y Número.
Sugerencia
Desde el campo de Medios, puede Habilitar llenado automático con IA para actualizar automáticamente los campos subsecuentes.
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Use el alternar para hacer que los campos deseados sean obligatorios.
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Seleccione el menú de más acciones ( ••• ) para Duplicar o Eliminar un campo.
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Guarde su configuración.
Después de guardar su progreso, el tipo de acreditación se mostrará en el resumen de Tipo de Acreditación. Para Editar o Eliminar un tipo de acreditación, seleccione el menú de más acciones ( ••• ) junto a cualquier tipo de acreditación.
Un conjunto de acreditaciones es un grupo de acreditaciones requeridas que se pueden asignar a todos los trabajadores o activos, o solo a aquellos que coincidan con al menos una etiqueta y, si se agregan atributos, al menos un atributo. Para los activos, también puede filtrar por tipo de activo.
Por ejemplo, podría crear un conjunto para conductores comerciales de Texas y otro para trabajadores de almacén de California. Dado que cada grupo tiene diferentes requisitos, puede adaptarlos utilizando conjuntos de acreditaciones.
Después de crear un conjunto de acreditaciones, las acreditaciones faltantes para trabajadores o activos dentro de este conjunto se mostrarán automáticamente como Faltantes en el Informe de Acreditaciones.
Para crear un conjunto de acreditaciones, use el siguiente flujo de trabajo:
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Seleccione el ícono de Configuración (
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Desde dentro de Flota, seleccione Acreditaciones.
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Seleccione Conjuntos de Acreditación para + Crear conjunto.
Si corresponde, seleccione Trabajador o Activo en Conjuntos de acreditaciones.
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Cree un conjunto de acreditaciones:
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Proporcione un Nombre
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(Si corresponde) Seleccione un Tipo de activo
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(Opcional) Seleccionar Etiquetas
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(Opcional) Agregar Atributos
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Seleccione Tipos de Acreditación
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Guarde su configuración.
Nota
Para crear registros de Acreditaciones de Trabajadores, debe tener un rol de Administrador con acceso total o un rol personalizado con permisos para Ver y Editar Acreditaciones.
Cada trabajador o activo puede tener solo un registro activo por tipo de acreditación (por ejemplo, una CDL activa), pero puede conservar múltiples registros archivados del mismo tipo.
Utilice el siguiente flujo de trabajo para crear un registro de acreditación desde el panel de Samsara:
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En el menú de Flota, desplácese sobre el ícono de Cumplimiento normativo (
) y seleccione Acreditaciones.
Si es aplicable, seleccione Trabajador o Activo en la parte superior del informe.
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Seleccione + Agregar Nuevo > Crear Registro.
Sugerencia
Desde el informe de Acreditaciones de Trabajadores, usted puede Crear Registros con IA para generar automáticamente registros de acreditación a partir de imágenes y documentos, como licencias de conductor. Después de cargar un archivo, los registros como la información del conductor y las fechas se completan automáticamente. Estos registros van a Necesita revisión para la aprobación del gerente.
También puede crear un registro compartido para tipos de acreditación que se aplican a múltiples activos, etiquetas o atributos, como cuando una tarjeta de seguro de flota se aplica a todos los vehículos en el plan de seguro.
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Elija un Trabajador/Activo y el Tipo de Acreditación.
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Continúe agregando detalles de calificación.
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Complete los detalles de la acreditación requerida y Guarde las actualizaciones.
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Después de crear un registro de acreditación, puede seleccionar el registro del informe de acreditaciones y actualizar la acreditación:
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Renovar : archiva la versión anterior y crea una nueva con una fecha de emisión más reciente
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Editar: Cambia el registro sin conservar una versión anterior
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Archivo: Mueve el registro al historial; desencadena un estado de Faltante si aún se requiere.
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Eliminar: Borrar el registro del panel de Samsara
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Puede ajustar la configuración de gestión de acreditaciones para los conductores que estén utilizando la versión 2541.200 o posterior del aplicación Samsara Driver. Para cada tipo de acreditación, usted puede controlar si los trabajadores pueden ver sus registros, cargar sus propios documentos de acreditación y si se requiere la aprobación del administrador para los registros cargados por los trabajadores. Estas configuraciones son configurables por acreditación, lo que permite diferentes reglas basadas en las necesidades de su organización.
Para configurar los permisos de gestión de acreditaciones para conductores, siga este flujo de trabajo:
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Seleccione el ícono de Configuración (
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Desde dentro de la Flota, seleccione Acreditaciones.
Si es aplicable, seleccione Trabajador o Activo bajo Tipos de Acreditación.
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Ubique el tipo de acreditación que le gustaría editar.
Haga clic en el menú de más acciones ( ••• ) a la derecha y seleccione Editar para ese tipo de acreditación.
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Seleccione Configurar en la parte superior para configurar los permisos de gestión de acreditaciones.
De manera predeterminada, todas las siguientes configuraciones están habilitadas:
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Permitir a los trabajadores ver registros: Los conductores pueden ver los registros de acreditación para este tipo de acreditación, pero no pueden editarlos.
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Permitir a los trabajadores cargar registros: Los conductores pueden cargar registros de acreditación para este tipo de acreditación.
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Requerir aprobación de registros cargados por trabajadores: Requiere la aprobación del administrador cuando los trabajadores cargan registros de acreditación para este tipo de acreditación.
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Haga clic en Guardar.
Después de configurar los conjuntos y tipos de acreditaciones, puede monitorear el estado de las acreditaciones de trabajadores y activos utilizando los informes de Acreditaciones de Trabajadores en el panel de Samsara (Cumplimiento Normativo () >Acreditaciones).
El informe de Acreditaciones de Trabajadores y Activos categoriza los registros según su estado:
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Activo: Registros marcados como Vigentes, Próximos a Vencer o Vencidos.
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Faltante: Registros requeridos de Conjuntos de Acreditaciones sin información presentada.
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Necesita revisión: Registros que necesitan aprobación, ya sea presentados por un conductor a través del aplicación Samsara Driver o creados automáticamente usando Crear Registros con IA.
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Archivado: Registros históricos para propósitos de archivo.
Puede exportar registros de acreditación y programar informes de correo electrónico regulares tanto para revisión interna como para auditorías externas. Para exportar registros de acreditación, desde su panel de Samsara navegue a Cumplimiento Normativo () > Acreditaciones y haga clic en el more actions ( ••• ) menu.
Las siguientes opciones de exportación están disponibles:
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Exportar Informe (CSV, PDF, XLSX o correo electrónico): Genere una tabla resumen de los registros de acreditación para confirmar rápidamente el estado de acreditación en toda su organización.
Puede personalizar este informe según el Estado del Conductor (Activo, Desactivado o Todos) y el Estado de Acreditación (Actual, Próximo a Vencer o Vencido). También puede filtrar por Etiquetas y Atributos para limitar los resultados del informe por región, equipo u otros criterios personalizados.
Por ejemplo, puede crear un informe que incluya solo a los conductores Activos cuyas acreditaciones Están por vencer, y que tienen asignada la etiqueta de la región Occidental.
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Programar Informe por Correo Electrónico (CSV o XLSX): Reciba una tabla resumen automática por correo electrónico de los registros de acreditación, con las mismas opciones de filtro que Exportar Informe. Los correos electrónicos se pueden programar de manera semanal, mensual o trimestral y se pueden enviar a múltiples destinatarios a la vez.
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Exportar Registros como PDF: Exporte un PDF completo para cada conductor seleccionado, útil para auditorías o cuando los registros de acreditación necesitan compartirse con terceros. Cada PDF contiene registros completos de acreditación para cada conductor, incluyendo escaneos de la licencia del conductor, revisión anual del DOT, registro de vehículo motorizado y cualquier otro anexo que se haya agregado al registro de acreditación del conductor.
Configure alertas para acreditaciones vencidas o por vencer mientras los activos están en movimiento:
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Alerta |
Descripción |
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Acreditaciones de Activos Vencidas |
Alerta cuando el activo se mueve con acreditaciones de activo vencidas. |
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Acreditaciones de Activos Próximas a Vencer |
Alerta cuando el activo se está moviendo con acreditaciones del activo que están por expirar. |
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Acreditaciones del conductor vencidas |
Alerta cuando el conductor que ha iniciado sesión tiene acreditaciones vencidas y el activo está en movimiento. |
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Acreditaciones de Conductores Próximas a Vencer |
Alerta cuando el conductor que ha iniciado sesión tiene acreditaciones que están por expirar y el activo está en movimiento. |
También puede configurar una alerta de Ubicación y Movimiento utilizando el desencadenante Activo en movimiento y agregar criterios de Estado de Acreditación para obtener notificaciones más detalladas:
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Alerta si un vehículo está en movimiento y tiene una acreditación faltante, vencida o próxima a vencer.
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Alerta si un vehículo está en movimiento y el conductor asignado tiene una acreditación faltante, vencida o que está por vencer.
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Alerta si un vehículo está en movimiento y el conductor asignado carece de un tipo específico de acreditación.
Conaplicación Samsara Driver Versión 2521.400 o posterior, los conductores pueden ver y renovar sus propias calificaciones. Una vez que un conductor envía acreditaciones actualizadas, se mostrará un registro pendiente en el panel de Samsara, y un gerente necesita aprobar el registro para que se envíe completamente.
Los conductores pueden utilizar el siguiente flujo de trabajo para ver y renovar sus acreditaciones:
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Desde el aplicación Samsara Driver, pulse el ícono de perfil (
).
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Pulse Acreditaciones.
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Pulse sobre la acreditación que desea ver o renovar (Trabajador o Vehículo).
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Pulse sobre una acreditación de trabajador o vehículo para Renovar Acreditación.
Se mostrarán los Detalles de la Acreditación.
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Dentro de los Detalles de la Acreditación, actualice la siguiente información:
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(Opcional) Adjuntos: Agregar medios. Alternativamente, puede pulsar Extraer y Autocompletar para agregar una foto y permitir que la IA extraiga y complete automáticamente los campos vinculados.
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Fecha de Emisión: Seleccione la fecha en que se emitió su acreditación.
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Fecha de Expiración: Seleccione la fecha en que su acreditación expira.
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Envíe los detalles de su acreditación.
Después de enviar los detalles de su acreditación, su gerente debe aprobar el registro en el panel de Samsara (Cumplimiento (
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