Mithilfe von Fahrer-Dokumenten und der Samsara Driver App können Sie vollständig angepasste Formulare für Fahrer erstellen, um Dokumente, einschließlich Text und Fotos, digital an Ihr Büropersonal zu senden. Um den Dokumentations-Workflow für Ihre Flotte zu optimieren, können Sie die Formulartypen und die für jeden Typ benötigten Informationen anpassen und jedes Feld im Fahrerformular als optionales oder Pflichtfeld definieren. Die Formulare können anpassbare Felder enthalten, mit denen Sie Daten von Ihren Fahrern erfassen können, z. B. Zahlen, Text, Fotos, Multiple Choice, Datum/Uhrzeit, Unterschrift und gescannte Dokumente:
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Um ein neues Dokument zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
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Gehen Sie in Ihrem Samsara dashboard zu Dokumente (
). -
Gehen Sie oben im Menü auf die Option Dokumenttyp erstellen.
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Wählen Sie eine Standardvorlage für die Art Fahrer-Dokument oder wählen Sie Benutzerdefinierte Dokumentart erstellen, um mit einem leeren Formular zu beginnen.
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Benennen Sie die Dokumentart.
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Um Ihr Dokument anzupassen, können Sie Feld hinzufügen wählen, um verschiedene Arten von Informationen von Ihrem Fahrer zu erfassen.
Die folgende Tabelle fasst die Arten von Informationen zusammen, die Sie über die Samsara Driver App von Ihrem Fahrer einholen können:
Feld
Fahrer Aufforderung
Nummer
Nummerischer Wert, (optional) Dezimalstellen einschränken
Text
Texteingabe
Foto
Ein Foto aufnehmen oder ein Foto aus der Gerätegalerie hochladen
Multiple Choice
Bis zu 100 vordefinierte Werte, die der Fahrer auswählen kann. Die Werte können numerische oder Textwerte sein.
Wählen Sie + Bedingtes Feld aus, damit die Fahrer bestimmte Folgefragen zu einer Multiple-Choice-Option beantworten müssen
Unterschrift
Der Fahrer tippt seinen Namen ein und zeichnet eine eSignatur mit seinem Finger
Datum/Uhrzeit
Erfassen Sie das Datum und die Uhrzeit mit den nativen Datums- und Zeitauswahlfunktionen von Android und iOS
Dokument scannen
Schwarz-Weiß-Foto mit Dokumentenrahmenführung. Weitere Informationen finden Sie unterScannen von Dokumenten.
Barcode-Scanner
Verwendet die Gerätekamera zum Scannen eines Barcodes. Unterstützte Barcode-Typen:
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aztec
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Code128
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Code39
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Code39mod43
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Code93
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ean13 (iOS konvertiert upca-Barcodes in ean13, indem eine führende 0 hinzugefügt wird)
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ean8
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pdf417
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qr
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upce
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interleaved2of5 (sofern verfügbar)
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itf14 (sofern verfügbar)
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datamatrix (sofern verfügbar)
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Geben Sie für jedes Feld einen Namen ein.
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Geben Sie für jeden obligatorischen Schritt „Erforderlich“ an.
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Mit Drag and Drop können Sie die Reihenfolge der Schritte neu anordnen.
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Speichern Sie die neue Dokumentart.
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Rufen Sie sich die eingereichten Fahrerdokumente unter Dokumente (
) auf.
Samsara bietet mehrere gängige Formulartypen als vorgefertigte Vorlagen, um Ihnen den Einstieg in die Erstellung von Fahrerdokumenten zu erleichtern. Weitere Informationen über Fahrerformulare finden Sie unter Fahrerformulare erstellen.
In der folgenden Tabelle sind die Standarddokumentarten zusammengefasst:
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Dokument |
Beschreibung |
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Unfall |
Ermöglicht es Fahrern, Unfälle zu dokumentieren, indem Informationen bereitgestellt werden, die für Versicherungs- oder Schadenzwecke erforderlich sind. Die Vorlage für Unfalldokumente enthält die folgenden Standardfelder:
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Frachtbrief |
Der Zweck dieses Frachtbriefdokumenttyps besteht für Disponenten, die wissen möchten, wann ein Fahrer in ihrem Zuständigkeitsbereich einen Frachtbrief einreicht, damit sie prüfen können, ob die richtigen Informationen gesammelt wurden. Ermöglicht es den Fahrern, eine detaillierte Liste einer Warensendung in Form einer Quittung bereitzustellen, die der Spediteur der Person, die die Waren versendet, aushändigt. Dies erfordert normalerweise, dass sich der Kunde abmeldet. Die Frachtbriefdokumentvorlage enthält die folgenden Standardfelder:
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Zitat |
Gemäß FMCSA ist ein Zitat eine Mitteilung, die von einem Strafverfolgungsbeamten an einen Fahrer eines Nutzfahrzeugs (CMV) wegen eines Verstoßes gegen das Landesgesetz oder eine vom Staat verabschiedete Bundesverordnung zur Sicherheit von Kraftfahrzeugträgern oder zur Gefahrstoffverordnung herausgegeben wird. Die Zitierdokumentvorlage enthält die folgenden Standardfelder:
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Kraftstoffbeleg |
Die Quittung wird hauptsächlich für die IFTA verwendet, um zu bestimmen, wie viel Kraftstoff wo gekauft wurde. Die Dokumentvorlage für den Kraftstoffbeleg enthält die folgenden Standardfelder:
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Zustellnachweis |
Methode zum Nachweis und zur Gewissheit, dass die Fahrer die Ladungen tatsächlich wie erwartet auf ihren zugewiesenen Routen geliefert haben und dass der Empfänger den vom Absender gesendeten Inhalt erhalten hat. Der Nachweis der Lieferung wird wichtig, wenn der Austausch von Rechts- und Finanzdokumenten zwischen zwei Parteien erforderlich ist. Der Beweis ist in der Regel ein Fotobeweis. Die Dokumentvorlage für den Zustellnachweis enthält ein einziges Standardfeld für die Fahrer, über das sie Fotos von der Ablieferung oder dem Annahmeformular bereitstellen können. |
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Ticket skalieren |
Stellt das Bruttogewicht des Fahrzeugs an den Kontrollstellen dar. Die Belegart Wiegeschein wird vor allem für das Wiegen der von Ihren Fahrern transportierten Produkte verwendet. Die Dokumentvorlage "Scale Ticket" enthält die folgenden Standardfelder:
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Benutzerdefiniertes Dokument |
Bietet eine leere Vorlage, die Sie mit benutzerdefinierten Feldern und Feldbezeichnungen füllen können. |
Wenn ein Fahrer eine Dokumentenvorlage ausfüllt, wird Sie in Dokumente ( ) in Ihrem Samsara dashboard angezeigt.
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Um ein eingereichtes Fahrerdokument anzuzeigen, zu bearbeiten, zu löschen oder zu archivieren, gehen Sie wie folgt vor:
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Klicken Sie auf Dokumente (
). -
Wählen Sie das Dokument aus, das Sie anzeigen oder bearbeiten möchten. (Optional) Verwenden Sie die Suche, Tags oder den Dokumententyp, um die Ergebnisse einzugrenzen. Sie können auch den Zeitraum auswählen, um Dokumente anzuzeigen, die in einem bestimmten Zeitraum eingereicht wurden.
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Überprüfen Sie die Details des Dokuments.
Für jedes Dokument zeigt Samsara die übermittelten Informationen auf der Grundlage der Vorlagenfelder (z. B. Notizen, Referenznummern, Fotos), Übermittlungsdetails zu Zeitpunkt und Ort der Übermittlung des Dokuments sowie ein Prüfprotokoll für alle Änderungen im Zusammenhang mit dem Dokument an.
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Um Korrekturen an einem Dokument vorzunehmen, gehen Sie auf Bearbeiten.
Anmerkung
Das Signaturfeld kann nicht bearbeitet werden.
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Speichern Sie Ihre Bearbeitungen.
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Nachdem Sie ein Fahrerdokument bearbeitet haben, können Sie das Dokument löschen oder archivieren.
Sehen Sie sich archivierte Dokumente in Archivierte Dokumente an. Archivierte Dokumente werden den Fahrern in der Driver App nicht angezeigt.
Anmerkung
Die Funktion zum Scannen von Dokumenten wird auf iOS- und Android-Geräten mit der Samsara Driver App 2140 und höheren Versionen unterstützt.
Mit dem Scannen von Dokumenten können Sie die Samsara Driver App verwenden, um qualitativ hochwertige Bilder von Papieren zu erfassen und auf im Samsara dashboard hochzuladen. Beispiele für Papiere, die Ihre Fahrer und Flottenarbeiter erfassen sollten, sind Quittungen, Rechnungen, Zustellnachweise und Frachtbriefe.
Bevor Sie als Fahrer die Samsara Driver App zum Scannen von Dokumenten verwenden können, müssen Sie Erstellen Sie ein Fahrer-Formular aufrufen und als Feldtyp „Dokumenten scannen“ wählen.
Die Samsara Driver App bietet eine spezielle Verarbeitung von gescannten Dokumenten mit einem visuellen Leitfaden, der es den Fahrern ermöglicht, richtig ausgerichtete Fotos mit automatischer Belichtungsanpassung zu machen, um die Lesbarkeit der Dokumente zu verbessern. Wenn ein Fahrer die Samsara Driver App zum Scannen eines Dokuments verwendet, erkennen die intelligenten Algorithmen das Dokument automatisch, sie wenden perspektivische Korrekturen an und verbessern die Farben. Die Fahrer können das Dokument vor einer Übermittlung noch zusätzlich anpassen (z. B. zuschneiden oder wiederholen). Aus den gescannten Dokumenten wird kein Text ausgegliedert.
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Das eingereichte Dokument enthält ein oder mehrere Schwarz-Weiß-Bilder des Scans im JPEG-Format. Wenn Sie das Dokument auf Samsara dashboard anzeigen, können Sie auch die Option PDF erhalten verwenden, um eine PDF-Datei des Scans herunterzuladen.
Anmerkung
Die Bildaufnahmebildschirme sind je nach Regions- und Spracheinstellung des Geräts (und nicht je nach Spracheinstellung der Samsara Driver App) lokalisiert.
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