Das Qualifikationsmanagement ermöglicht es Ihnen, Qualifikationsaufzeichnungen für bestimmte Arbeiter- oder Asset-Gruppen in Ihrer Organisation zu konfigurieren, zu verwalten und zu überwachen, wie z.B. Aufzeichnungen über kommerzielle Fahrer-Lizenzen und spezielle Zertifizierungen.
Sie können den Qualifikationsstatus in Qualifikationsberichten überprüfen, Fahrern erlauben, ihre eigenen Aufzeichnungen hochzuladen, Aufzeichnungen für Audits exportieren, Benachrichtigungen erhalten, wenn Qualifikationen bald ablaufen, und die Samsara API verwenden, um eine Liste von Qualifikationsaufzeichnungen nach Fahrer-ID für Drittanbieter-Integrationen zu erhalten.
Überprüfen Sie die folgenden Abschnitte für weitere Details zum Qualifikationsmanagement:
Ein Qualifikationstyp repräsentiert die spezifische Art der benötigten Qualifikation, wie eine kommerzielle Fahrer-Lizenz oder HAZMAT-Zertifizierung. Der Qualifikationstyp kann durch anpassbare Felder definiert werden, um den Compliance-Bedürfnissen Ihrer Organisation zu entsprechen.
Definieren Sie die Qualifikationsfelder:
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Wählen Sie das Symbol Einstellungen (
) unten in Ihrem Flottenmenü, um die Dashboard-Einstellungen anzuzeigen.
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Wählen Sie innerhalb der Flotte Qualifikationen.
Wählen Sie gegebenenfalls Arbeiter oder Asset unter Qualifikationstypen.
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Wählen Sie + Typ erstellen.
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Geben Sie einen Titel ein, um den Qualifikationstyp zu beschreiben.
Die Standardfelder werden angezeigt.
Anmerkung
Die Felder Arbeiter/Asset und Ausgabedatum sind Pflichtfelder. Sie können auswählen, ob das Ablaufdatum erforderlich ist, um Fälle wie einmalige Qualifikationen ohne Ablaufdatum zu berücksichtigen.
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(Optional) Im Feld Ablaufdatum können Sie Autofill von aktivieren, um automatisch ein Ablaufdatum basierend auf dem Ausstellungsdatum festzulegen. Dies ist nützlich für befristete Qualifikationen wie jährliche Fahrzeuginspektionen.
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(Optional) +Feld hinzufügen, um zusätzliche Feldtypen zu konfigurieren:
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Benennen Sie das neue Feld.
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Wählen Sie das Kalendersymbol (
), um Antworttypen anzupassen: Text, Medien (.jpg, .png, .pdf und .docx), Datum / Uhrzeit und Nummer.
Tipp
Im Medien-Feld können Sie automatisches Ausfüllen mit KI aktivieren, um nachfolgende Felder automatisch zu aktualisieren.
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Verwenden Sie das Umschalten, um gewünschte Felder als erforderlich festzulegen.
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Wählen Sie das Menü „Mehr“ ( ••• ), um ein Feld zu duplizieren oder zu löschen.
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Speichern Sie Ihre Konfiguration.
Nachdem Sie Ihren Fortschritt gespeichert haben, wird der Qualifikationstyp in der Qualifikationstyp-Zusammenfassung angezeigt. Um einen Qualifikationstyp zu bearbeiten oder zu löschen, wählen Sie das Menü „Mehr“ ( ••• ) neben einem beliebigen Qualifikationstyp.
Ein Qualifikationsset ist eine Gruppe von erforderlichen Qualifikationen, die allen Arbeitern oder Assets zugewiesen werden können – oder nur denen, die mindestens eine Gruppe und, wenn Attribute hinzugefügt werden, mindestens ein Attribut erfüllen. Für Assets können Sie auch nach Asset-Typ filtern.
Zum Beispiel könnten Sie ein Set für kommerzielle Fahrer in Texas und ein anderes für Lagerarbeiter in Kalifornien erstellen. Da jede Gruppe unterschiedliche Anforderungen hat, können Sie sie mit Qualifikationssets anpassen.
Nach der Erstellung eines Qualifikationssatzes werden fehlende Qualifikationen für Arbeiter oder Assets innerhalb dieses Satzes automatisch als Fehlend im Qualifikationsbericht angezeigt.
Um einen Qualifikationssatz zu erstellen, verwenden Sie den folgenden Workflow:
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Wählen Sie das Symbol Einstellungen (
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Wählen Sie innerhalb der Flotte Qualifikationen aus.
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Wählen Sie Qualifikationssätze aus, um + Satz erstellen.
Wenn zutreffend, wählen Sie Arbeiter oder Asset unter Qualifikationssätzen.
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Erstellen Sie ein Qualifikationsset:
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Geben Sie einen Namen an
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(Wenn zutreffend) Wählen Sie einen Asset-Typ aus
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(Optional) Wählen Sie Gruppen aus
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(Optional) Attribute hinzufügen
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Wählen Sie Qualifikationstypen aus
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Speichern Sie Ihre Konfiguration.
Anmerkung
Um Qualifikationsaufzeichnungen für Arbeiter zu erstellen, müssen Sie eine Volladministrator-Rolle oder eine benutzerdefinierte Rolle mit Berechtigungen zum Anzeigen und Bearbeiten von Qualifikationen haben.
Jeder Arbeiter oder Asset kann nur einen aktiven Datensatz pro Qualifikationstyp haben (z.B. einen aktiven Führerschein), kann jedoch mehrere archivierte Datensätze desselben Typs behalten.
Verwenden Sie den folgenden Workflow, um einen Qualifikationsdatensatz aus dem Samsara-Dashboard zu erstellen:
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Im Flottenmenü fahren Sie mit dem Mouseover über das Compliance-Symbol (
) und wählen Qualifikationen aus.
Falls zutreffend, wählen Sie Arbeiter oder Asset oben im Bericht aus.
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Wählen Sie + Neu hinzufügen > Datensatz erstellen.
Tipp
Aus dem Bericht zu den Arbeiterqualifikationen können Sie Datensätze mit KI erstellen, um automatisch Qualifikationsdatensätze aus Bildern und Dokumenten, wie z.B. Führerscheinen, zu generieren. Nach dem Hochladen einer Datei werden Datensätze wie Fahrerinformationen und Daten automatisch ausgefüllt. Diese Datensätze gehen zur Prüfung erforderlich zur Genehmigung durch den Manager.
Sie können auch einen gemeinsamen Datensatz erstellen für Qualifikationstypen, die auf mehrere Assets, Gruppen oder Attribute zutreffen, wie z.B. wenn eine Flottenversicherungskarte für alle Fahrzeuge im Versicherungsplan gilt.
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Wählen Sie einen Arbeiter/Asset und Qualifikationstyp aus.
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Fortfahren, um Qualifikationsdetails hinzuzufügen.
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Füllen Sie die erforderlichen Qualifikationsdetails aus und speichern Sie die Aktualisierungen.
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Nachdem Sie einen Qualifikationsdatensatz erstellt haben, können Sie den Datensatz aus dem Qualifikationsbericht auswählen und die Qualifikation aktualisieren:
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Erneuern: Archiviert die alte Version und erstellt eine neue mit einem neueren Problem-Datum
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Bearbeiten: Ändert den Datensatz, ohne eine vorherige Version beizubehalten
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Archivieren: Verschiebt den Datensatz in die Historie; löst einen Fehlstatus aus, wenn noch erforderlich
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Löschen: Entfernt den Datensatz aus den Samsara-Dashboard
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Sie können die Einstellungen für das Qualifikationsmanagement für Fahrer, die Version 2541.200 oder später der Samsara Driver App verwenden, feinabstimmen. Für jeden Qualifikationstyp können Sie steuern, ob Arbeiter ihre Datensätze einsehen, ihre eigenen Qualifikationsdokumente hochladen können und ob eine Genehmigung durch den Administrator für von Arbeitern hochgeladene Datensätze erforderlich ist. Diese Einstellungen sind pro Qualifikation konfigurierbar, sodass unterschiedliche Regeln basierend auf den organisatorischen Bedürfnissen möglich sind.
Um die Berechtigungen für das Qualifikationsmanagement für Fahrer zu konfigurieren, folgen Sie diesem Workflow:
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Wählen Sie das Symbol Einstellungen (
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Wählen Sie innerhalb der Flotte Qualifikationen.
Wählen Sie gegebenenfalls Arbeiter oder Asset unter Qualifikationstypen.
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Suchen Sie den Qualifikationstyp, den Sie bearbeiten möchten.
Klicken Sie auf das Menü „Mehr“ ( ••• ) rechts und wählen Sie Bearbeiten für diesen Qualifikationstyp.
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Wählen Sie oben Konfigurieren, um die Berechtigungen für das Qualifikationsmanagement zu konfigurieren.
Standardmäßig sind alle folgenden Einstellungen aktiviert:
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Arbeitern erlauben, Datensätze einzusehen: Fahrer können Qualifikationsdatensätze für diesen Qualifikationstyp einsehen, aber sie können sie nicht bearbeiten.
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Arbeitern erlauben, Aufzeichnungen hochzuladen: Fahrer können Qualifikationsaufzeichnungen für diesen Qualifikationstyp hochladen.
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Genehmigung von von Arbeitern hochgeladenen Aufzeichnungen erforderlich: Administratorgenehmigung erforderlich, wenn Arbeiter Qualifikationsaufzeichnungen für diesen Qualifikationstyp hochladen.
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Klicken Sie auf Speichern.
Nachdem Sie Qualifikationssätze und -typen konfiguriert haben, können Sie den Status von Mitarbeiter- und Asset-Qualifikationen mithilfe von Mitarbeiterqualifikationsberichten im Samsara-Dashboard (Compliance () >Qualifikationen) überwachen.
Der Bericht über Arbeiter- und Asset-Qualifikationen kategorisiert Datensätze basierend auf ihrem Status:
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Aktiv: Aufzeichnungen, die als Aktuell, Bald ablaufend oder Abgelaufen markiert sind.
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Fehlend: Erforderliche Aufzeichnungen aus Qualifikationssätzen ohne eingereichte Informationen.
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Prüfung erforderlich: Datensätze, die genehmigt werden müssen, entweder von einem Fahrer über den Samsara Driver App eingereicht oder automatisch mit Datensätze mit KI erstellen erstellt.
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Archiviert: Historische Aufzeichnungen für Dokumentationszwecke.
Sie können Qualifikationsaufzeichnungen exportieren und regelmäßige E-Mail-Berichte sowohl für interne Überprüfungen als auch für externe Audits planen. Um Qualifikationsaufzeichnungen zu exportieren, navigieren Sie von Ihrem Samsara-Dashboard zu Compliance () > Qualifikationen und klicken Sie auf das more actions ( ••• ) menu.
Die folgenden Exportoptionen sind verfügbar:
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Bericht exportieren (CSV, PDF, XLSX oder E-Mail-Adresse): Erstellen Sie eine Zusammenfassungstabelle der Qualifikationsaufzeichnungen, um den Qualifikationsstatus in Ihrer Organisation schnell zu bestätigen.
Sie können diesen Bericht basierend auf dem Fahrerstatus (Aktiv, Deaktiviert oder Alle) und dem Qualifikationsstatus (Aktuell, Läuft bald ab oder Abgelaufen) anpassen. Sie können auch nach Gruppen und Attributen filtern, um die Berichtsergebnisse nach Region, Team oder anderen benutzerdefinierten Kriterien einzugrenzen.
Zum Beispiel können Sie einen Bericht erstellen, der nur aktive Fahrer enthält, deren Qualifikationen bald ablaufen, und die der westlichen Region Gruppe zugewiesen sind.
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Geplante E-Mail-Bericht (CSV oder XLSX): Erhalten Sie eine automatische, per E-Mail gesendete Zusammenfassungstabelle der Qualifikationsaufzeichnungen, mit den gleichen Filteroptionen wie Bericht exportieren. E-Mails können wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich geplant werden und können gleichzeitig an mehrere Empfänger gesendet werden.
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Datensätze als PDF exportieren: Exportieren Sie ein umfassendes PDF für jeden ausgewählten Fahrer, nützlich für Audits oder wenn Qualifikationsaufzeichnungen mit Dritten geteilt werden müssen. Jedes PDF enthält vollständige Qualifikationsaufzeichnungen für jeden Fahrer, einschließlich Scans der Fahrer's Lizenz, jährliche DOT-Prüfung, Fahrzeugakte und alle anderen Anhänge, die dem Qualifikationsdatensatz des Fahrers hinzugefügt wurden.
Benachrichtigungen konfigurieren für abgelaufene oder bald ablaufende Qualifikationen, während Assets in Bewegung sind:
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Benachrichtigung |
Beschreibung |
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Asset-Qualifikationen abgelaufen |
Benachrichtigung, wenn ein Asset mit abgelaufenen Asset-Qualifikationen in Bewegung ist |
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Asset-Qualifikationen laufen bald ab |
Benachrichtigung, wenn ein Asset mit bald ablaufenden Asset-Qualifikationen in Bewegung ist |
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Fahrer-Qualifikationen abgelaufen |
Benachrichtigung, wenn ein angemeldeter Fahrer abgelaufene Qualifikationen hat und das Asset in Bewegung ist |
|
Fahrer-Qualifikationen laufen bald ab |
Benachrichtigung, wenn ein angemeldeter Fahrer bald ablaufende Qualifikationen hat und das Asset in Bewegung ist |
Sie können auch eine Standort- & Bewegungsbenachrichtigung mit dem Asset ist in Bewegung Auslöser konfigurieren und Qualifikationsstatus-Kriterien für detailliertere Benachrichtigungen hinzufügen:
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Benachrichtigung, wenn ein Fahrzeug in Bewegung ist und eine fehlende, abgelaufene oder bald ablaufende Qualifikation hat
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Benachrichtigung, wenn ein Fahrzeug in Bewegung ist und der zugewiesene Fahrer eine fehlende, abgelaufene oder bald ablaufende Qualifikation hat
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Benachrichtigung, wenn ein Fahrzeug in Bewegung ist und dem zugewiesenen Fahrer eine bestimmte Qualifikationsart fehlt
Mit Samsara Driver App Version 2521.400 oder höher können Fahrer ihre eigenen Qualifikationen anzeigen und erneuern. Sobald ein Fahrer aktualisierte Qualifikationen einreicht, wird ein ausstehender Datensatz im Samsara-Dashboard angezeigt, und ein Manager muss den Datensatz genehmigen, damit der Datensatz vollständig eingereicht wird.
Fahrer können den folgenden Workflow verwenden, um ihre Qualifikationen anzuzeigen und zu erneuern:
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Vom Samsara Driver App tippen Sie auf das Profil-Symbol (
).
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Tippen Sie auf Qualifikationen.
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Tippen Sie auf die Qualifikation, die Sie anzeigen oder erneuern möchten (Arbeiter oder Fahrzeug).
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Tippen Sie auf eine Arbeiter- oder Fahrzeugqualifikation, um Qualifikation erneuern.
Die Qualifikationsdetails werden angezeigt.
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Innerhalb der Qualifikationsdetails aktualisieren Sie die folgenden Informationen:
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(Optional) Anhänge: Medien hinzufügen. Alternativ können Sie auf Extrahieren und automatisch ausfüllen tippen, um ein Foto hinzuzufügen, damit die KI verknüpfte Felder automatisch ausfüllt.
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Ausstellungsdatum: Wählen Sie das Datum, an dem Ihre Qualifikation ausgestellt wurde.
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Ablaufdatum: Wählen Sie das Datum, an dem Ihre Qualifikation abläuft.
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Einreichen Sie Ihre Qualifikationsdetails.
Nachdem Sie Ihre Qualifikationsdetails eingereicht haben, muss Ihr Manager den Datensatz im Samsara-Dashboard (Compliance (
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