Formuliertriggers en -acties in geautomatiseerde processen

Connected Workflows integreert met het Samsara-platform Automatisering, zodat formulierinzendingen en problemen automatisch workflows met meerdere stappen kunnen triggeren. Als bijvoorbeeld een formulier wordt ingediend met een niet-geslaagde inspectie, wordt de inspectiescore automatisch doorgestuurd naar een supervisor ter kennisgeving, waarna een nieuwe werkorder wordt getriggerd met vooraf ingevulde context voor een onderhoudsmonteur.

Dit gedetailleerde niveau van triggers en acties in geautomatiseerde processen stelt managers voor veiligheid, operationele processen en compliance in staat om gebeurtenissen in de levenscyclus van formulieren te gebruiken als triggers voor geautomatiseerde processen, en vervolgens voorwaarden, wachtstappen, meldingen en andere Platform-acties — inclusief niet-Formulieracties — aan elkaar te koppelen om vervolgwerk te coördineren in plaats van een eenmalige waarschuwing te verzenden.

Om Formuliertriggers en de actie Formulier toewijzen te gebruiken, moet uw organisatie over de juiste licentie beschikken en moet u machtigingen voor Connected Workflows en toegang tot Automatisering hebben om geautomatiseerde processen te maken.

Formuliertriggers

U kunt de waarschuwingstriggers, Formulier ingediend en Probleem gemaakt, gebruiken in Waarschuwingen voor reacties die uitsluitend uit meldingen bestaan. Elke trigger ondersteunt verschillende filters:

Trigger

Beschrijving

Beschikbare filters

Formulier ingediend

Wordt geactiveerd wanneer een formulier de eindstatus 'ingediend' bereikt. Wordt eenmaal per inzending geactiveerd.

Gebruik Formulier ingediend wanneer het geautomatiseerde proces eenmaal na voltooiing moet worden uitgevoerd en u wilt filteren op een score of antwoordwaarde.

Formuliersjabloon, scoredrempel, antwoordwaarde in een specifiek veld.

Antwoordfiltering is van toepassing op velden met meerkeuzeopties en selectievakjes.

Formulier bijgewerkt

Wordt geactiveerd wanneer een inzending verandert, zoals bij een statuswijziging, een veldbewerking of een goedkeuringsactie. Wordt bij elke update geactiveerd.

Gebruik Formulier bijgewerkt wanneer het geautomatiseerde proces moet reageren op statusovergangen, zoals een goedkeuring, of op een hertoewijzing.

Formuliersjabloon, status, doel (chauffeur, gebruiker of label).

Score- en antwoordfilters zijn niet beschikbaar voor deze trigger.

Probleem gemaakt

Wordt geactiveerd wanneer een probleem wordt gemaakt, inclusief problemen die automatisch worden gemaakt door een niet-geslaagd inspectie-item.

Gebruik Probleem gemaakt voor stromen voor corrigerende acties die zijn gekoppeld aan problemen.

Formuliersjabloon, assets.

Score- en antwoordfilters zijn niet beschikbaar voor deze trigger.

Opmerking

Een inspectie die een probleem maakt, activeert zowel Formulier ingediend als Probleem gemaakt. Abonneer u op één trigger, tenzij de vervolgactie veilig tweemaal kan worden uitgevoerd.

Triggers geven waarden weer die door latere stappen kunnen worden gelezen. Formulier ingediend en Formulier bijgewerkt bieden beide de inzendingsreferentie. Formulier bijgewerkt geeft ook de resulterende status weer, wie de wijziging heeft aangebracht en veldwaarden van het moment van de update.

Actie Formulier toewijzen

Wanneer u een waarschuwing configureert, kunt u de actie Formulier toewijzen gebruiken om een formuliertoewijzing toe te wijzen die een chauffeur of medewerker moet invullen. U selecteert het formuliersjabloon, de toegewezene en de vervaldatum. De vervaldatum accepteert een duur tot de vervaldatum in minuten, uren, dagen of weken, die desgewenst wordt gemeten vanaf een opgegeven begintijd in plaats van de huidige tijd, zodat u deadlines kunt instellen die binnen dezelfde dienst vallen. Deze actie stelt medewerkers en chauffeurs via de Samsara Driver-app op de hoogte van een formuliertoewijzing.

Opmerking

In Automatiseringen wijst Formulier toewijzen het formulier toe aan één chauffeur die is gekoppeld aan de trigger van het geautomatiseerde proces. Gebruik voor formuliertoewijzing aan meerdere chauffeurs of op basis van labels de klassieke Waarschuwingen.

Een automatisering voor formulieren maken

U kunt een workflow voor formulierautomatisering gebruiken wanneer een formuliergebeurtenis vervolgwerk moet triggeren dat verder gaat dan één melding, zoals het toewijzen van een corrigerend formulier na een mislukte inspectie of het informeren van een leidinggevende wanneer een score onder een drempelwaarde daalt.

Voer de volgende workflow uit om een automatisering voor formulieren te maken:

Selecteer het pictogram Instellingen ( ) onderaan uw wagenparkmenu om de dashboardinstellingen te bekijken.
Ga naar Organisatie > Automatiseringen.
Maak een nieuw geautomatiseerd proces of open een bestaand proces om het te bewerken.
Selecteer een formuliertrigger: Formulier ingediend, Formulier bijgewerkt of Probleem/defect gemaakt.
1. Selecteer onder Voorwaarden het formuliersjabloon dat u wilt monitoren en eventuele aanvullende criteria waaraan moet worden voldaan voordat de trigger wordt geactiveerd, zoals een scoredrempelwaarde, antwoordwaarde, status, doel of asset.
  
  Opmerking
  
  Filters voor score en antwoordwaarde zijn alleen beschikbaar voor Formulier ingediend.
2. Geef onder Toepassen op aan op wie deze trigger van invloed is (specifieke chauffeurs, voertuigen of labels).
Voeg naar behoefte stappen toe tussen de trigger en de actie, zoals voorwaardelijke vertakkingen, wachttijden of meldingen.
Voeg de actie Formulier toewijzen toe wanneer de workflow een formuliertoewijzing voor vervolgwerk moet maken.
1. Selecteer het formuliersjabloon dat u wilt toewijzen.
2. Selecteer de toegewezene en stel de duur tot de vervaldatum in.
Sla het geautomatiseerde proces op en schakel het in.

Als het geautomatiseerde proces vaker wordt uitgevoerd dan verwacht, controleer dan of de trigger niet Formulier bijgewerkt is, aangezien deze bij elke wijziging van een formulierinzending wordt uitgevoerd. Schakel over naar Formulier ingediend of voeg een statusfilter toe.

Klassieke waarschuwingen en automatiseringen

Klassieke Waarschuwingen bestonden al vóór Automatiseringen en ondersteunen reacties met alleen meldingen, zonder vertakkingen of reeksen met meerdere stappen. Formuliertriggers zijn op beide plaatsen beschikbaar. Samsara raadt u aan Automatiseringen te gebruiken wanneer u voorwaardelijke vertakkingen, wachttijden, meerdere acties of agentknooppunten nodig hebt. Voor formuliertoewijzing aan meerdere chauffeurs of op basis van labels raden wij u aan een waarschuwing te configureren.

Raadpleeg de volgende tabel voor meer informatie over de verschillen in mogelijkheden tussen waarschuwingen en automatiseringen:

Mogelijkheid	Klassieke waarschuwingen	Automatiseringen
Trigger Formulier ingediend	Filters voor sjabloon, score en antwoord	Filters voor sjabloon, score en antwoord, plus vervolgvoorwaarden
Trigger Formulier bijgewerkt	Filters voor sjabloon, status en doel	Filters voor sjabloon, status en doel
Trigger Probleem gemaakt	Filters voor sjabloon en asset	Filters voor sjabloon en asset
Workflows met meerdere stappen	Niet ondersteund	Voorwaardelijke vertakkingen, wachttijden en meerdere acties
Targeting voor Formulier toewijzen	Meerdere chauffeurs, labels en chauffeur bij incident	Eén chauffeur die is gekoppeld aan de trigger van het geautomatiseerde proces
Agentknooppunten	Niet ondersteund	De formuliertrigger kan informatie uit het formulier doorgeven aan een AI-agent voor verdere verwerking of actie
Bezorging van meldingen	E-mail, pushmeldingen en sms	E-mail, pushmeldingen, sms en aanvullende actietypen van het platform