Het gebruik van stuurprogrammaformulieren samen met de Samsara Driver app kunt u volledig op maat gemaakte formulieren maken waarmee bestuurders documenten, inclusief tekst en foto's, digitaal naar uw kantoorpersoneel kunnen sturen. Om de documentatieworkflow voor uw wagenpark te stroomlijnen, kunt u de formuliertypen en de benodigde informatie voor elk type aanpassen, en elk veld in het chauffeursformulier toewijzen als optioneel of verplicht. Formulieren kunnen aanpasbare velden bevatten waarmee u gegevens van uw chauffeurs kunt verzamelen, zoals cijfers, tekst, foto's, meerkeuzevragen, datum/tijd, handtekening en gescande documenten:
Gebruik de volgende workflow om een nieuw document te maken:
-
Van jouw Samsara-dashboard, navigeer naar Documenten (
).
-
Selecteer bovenaan het menu Documenttype maken.
-
Selecteer een standaard documenttype van het stuurprogramma sjabloon of selecteer Aangepast documenttype maken om te beginnen met een leeg formulier.
-
Geef het documenttype een naam.
-
Om uw document aan te passen, kunt u selecteren Veld toevoegen om verschillende soorten informatie van uw bestuurder te verzamelen.
De volgende tabel geeft een overzicht van de soorten informatie die u van uw bestuurder kunt verzamelen met behulp van de Samsara Driver app:
Veld
Bestuurderprompt
Nummer
Numerieke waarde, (optioneel) beperk het aantal decimalen
Tekst
Tekst reeks
Foto
Maak een foto of upload een foto vanuit de apparaatgalerij
Meerkeuze
Maximaal 100 vooraf gedefinieerde waarden waaruit de bestuurder kan kiezen. Waarden kunnen numeriek of tekst zijn
Selecteer + Voorwaardelijk veld voor bestuurders om specifieke vervolgvragen voor een meerkeuzeoptie te beantwoorden
Handtekening
De chauffeur typt zijn naam en tekent een e-handtekening met zijn vinger
Datum Tijd
Leg datum- en tijdwaarden vast met behulp van de eigen datum- en tijdkiezers op Android en iOS
Document scannen
Zwart-witfoto met documentframegeleider. Voor meer informatie, zie Documenten scannen.
Streepjescode scannen
Gebruikt de camera van het apparaat om een streepjescode te scannen. Ondersteunde barcodetypen:
-
aztec
-
code128
-
code39
-
code39mod43
-
code93
-
ean13 (iOS converteert upca-barcodes naar ean13 door een voorafgaande 0 toe te voegen)
-
ean8
-
pdf417
-
qr
-
upce
-
interleaved2of5 (indien beschikbaar)
-
itf14 (indien beschikbaar)
-
datamatrix (indien beschikbaar)
-
-
Voer voor elk veld een naam in.
-
Geef voor elke verplichte stap aan Vereist.
-
Versleep velden om de volgorde van de stappen te wijzigen.
-
Redden het nieuwe documenttype.
-
Bekijk ingediende bestuurdersdocumenten van Documenten (
).
Samsara biedt verschillende veelgebruikte formuliertypen als vooraf ingevulde sjablonen, zodat u aan de slag kunt met chauffeursdocumenten. Zie Stuurprogrammaformulieren maken voor meer informatie over bestuurdersformulieren.
De volgende tabel geeft een overzicht van de standaarddocumenttypen:
|
Document |
Beschrijving |
|---|---|
|
Ongeluk |
Stelt bestuurders in staat ongevallen te documenteren door informatie te verstrekken die nodig is voor verzekerings- of claimdoeleinden. De documentsjabloon Ongeval bevat de volgende standaardvelden:
|
|
Cognossement |
Het doel van dit documenttype voor vrachtbrieven is voor coördinatoren die willen weten wanneer een chauffeur onder hun bevoegdheid een vrachtbrief indient, zodat zij kunnen controleren of de juiste informatie is verzameld. Hiermee kunnen chauffeurs een gedetailleerde lijst van een goederenzending verstrekken in de vorm van een ontvangstbewijs dat door de vervoerder wordt afgegeven aan de persoon die de goederen verzendt. Meestal moet de klant zich hiervoor afmelden. De documentsjabloon voor vrachtbrief bevat de volgende standaardvelden:
|
|
Citaat |
Volgens FMCSA is een dagvaarding een kennisgeving die door een wetshandhavingsfunctionaris aan een bestuurder van een commercieel motorvoertuig (CMV) wordt afgegeven wegens een overtreding van de staatswet of een door de staat aangenomen Federal Motor Carrier Safety Regulation of Hazardous Material Regulation. De citatiedocumentsjabloon biedt de volgende standaardvelden:
|
|
Brandstofontvangst |
De bon wordt voornamelijk gebruikt voor IFTA om te bepalen hoeveel brandstof er is gekocht en waar. De documentsjabloon Brandstofontvangst bevat de volgende standaardvelden:
|
|
Bewijs van levering |
Methode om het bewijs en de zekerheid vast te stellen dat chauffeurs de ladingen daadwerkelijk hebben afgeleverd zoals verwacht tijdens de hun toegewezen routes en dat de ontvanger de door de afzender verzonden inhoud heeft ontvangen. Een bewijs van levering wordt belangrijk wanneer de uitwisseling van juridische en financiële documenten tussen twee partijen vereist is. Bewijs bestaat doorgaans uit fotobewijs. De documentsjabloon voor het Bewijs van Aflevering biedt één standaardveld dat bestuurders kunnen opgeven Foto's van het afleverings- of aftekenblad. |
|
Schaalkaartje |
Vertegenwoordigt het bruto voertuiggewicht bij controlepunten. Het documenttype Weegticket wordt het meest gebruikt voor het wegen van producten die door uw chauffeurs worden vervoerd. De documentsjabloon Weegbriefje bevat de volgende standaardvelden:
|
|
Aangepast document |
Biedt een lege sjabloon die u kunt vullen met aangepaste velden en veldlabels. |
Wanneer een bestuurder een documentsjabloon voltooit, wordt deze weergegeven in Documenten ( ) van jouw Samsara-dashboard.
Om een ingediend chauffeursdocument te bekijken, bewerken, verwijderen of archiveren, voert u de volgende workflow uit:
-
Selecteer Documenten (
-
Selecteer het document dat u wilt bekijken of bewerken. (Optioneel) Gebruik de zoekopdracht, tags of documenttype om de reikwijdte van de resultaten te beperken. U kunt de datumkiezer ook gebruiken om documenten weer te geven die tijdens een specifieke periode zijn ingediend.
-
Controleer de documentdetails.
Voor elk document geeft Samsara de ingediende informatie weer op basis van de sjabloonvelden (bijvoorbeeld notities, referentienummers, foto's), inzendingsgegevens over het tijdstip en de locatie van de documentinzending, en een auditlogboek voor eventuele wijzigingen met betrekking tot het document.
-
Als u correcties in een document wilt aanbrengen, selecteert u Bewerking.
Opmerking
Het handtekeningveld kan niet worden bewerkt.
-
Redden uw bewerkingen.
-
Nadat u een bestuurdersdocument heeft verwerkt, kunt u dit doen Verwijderen of Archief het document.
Bekijk gearchiveerde documenten in Gearchiveerde documenten. Gearchiveerde documenten zijn niet zichtbaar voor chauffeurs in de Chauffeursapp.
Opmerking
De mogelijkheid om documenten te scannen wordt ondersteund op iOS- en Android-apparaten met de Samsara Driver app 2140 en latere versies.
Bij het scannen van documenten kunt u de Samsara Driver app om hoogwaardige afbeeldingen van papierwerk vast te leggen en te uploaden naar de Samsara-dashboard. Voorbeelden van papierwerk waarvan u wilt dat uw chauffeurs en wagenparkpersoneel dit vastleggen, zijn bonnen, facturen, leveringsbewijzen en vrachtbrieven.
Voordat u de bestuurders kunt gebruiken Samsara Driver app om documenten te scannen, moet u Maak een stuurprogrammaformulier en kies Documentscan als veldtype.
De Samsara Driver app biedt gespecialiseerde verwerking van gescande documenten met een visuele gids waarmee bestuurders correct georiënteerde foto's kunnen maken met automatische verlichtingsaanpassingen om de leesbaarheid van documenten te bevorderen. Wanneer een bestuurder gebruik maakt van de Samsara Driver app om een document te scannen, detecteren de slimme algoritmen het document automatisch, passen perspectiefcorrecties toe en verbeteren de kleuren. Chauffeurs kunnen het document ook verder aanpassen (bijvoorbeeld bijsnijden of opnieuw proberen) voordat het wordt verzonden. Er wordt geen tekst uit de gescande documenten geparseerd.
Het ingediende document bevat zwart-witafbeelding(en) van de scan in JPEG-indeling. Wanneer u het document bekijkt in de Samsara-dashboard, je kunt ook de PDF downloaden optie om een PDF van de scan te downloaden.
Opmerking
De schermen voor het vastleggen van afbeeldingen zijn gelokaliseerd afhankelijk van de landinstellingen op het apparaat (niet van de taalinstelling op de Samsara Driver app).
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.