Tableau de bord des soumissions des flux de travail connectés

Si nécessaire, vous pouvez modifier un formulaire, ce qui écrase toutes les versions précédentes du formulaire lorsqu'il est enregistré. Tous les formulaires et les champs de formulaire sont modifiables, et tous les changements seront permanents une fois enregistrés. Il n'est pas possible de revenir à une version précédente du formulaire une fois qu'il est enregistré. Les champs obligatoires ne peuvent pas être laissés vides.

Pour modifier un formulaire :

Si vous recevez un formulaire soumis qui doit être traité par une autre personne— comme dans les flux de travail avec des tâches de suivi— et que le formulaire est dans un état tel que Non commencé, En cours, et Modifications demandées, vous pouvez utiliser Réassigner pour transférer le formulaire à quelqu'un d'autre.

Avec Réattribuer, vous pouvez sélectionner le prochain travailleur dans votre flux de travail pour lui attribuer un formulaire partiellement complété et transmettre les informations pertinentes pour les tâches de suivi. Par exemple, un formulaire d'analyse de sécurité au travail a été soumis et doit être traité. Vous changez le statut du formulaire à En cours, puis vous Réattribuez le formulaire à un travailleur qui est ensuite informé de la réattribution afin qu'il puisse y travailler.

Vous pouvez également utiliser cette fonctionnalité pour corriger les erreurs dans les attributions de formulaire incorrectes.

Pour Réaffecter un formulaire, effectuez le flux de travail suivant :

La fonction Exporter en PDF génère un PDF pouvant être téléchargé pour toute soumission de formulaire complétée. Chaque PDF inclut les réponses du formulaire, les détails du problème capturés au moment de l'exportation, les signatures, les images et les métadonnées pertinentes.

Cette fonction vous aide à rester conforme et à vous préparer pour les audits et les rapports internes en vous fournissant un format cohérent pour vos dossiers. Cela vous facilite également l'envoi par courriel, l'impression ou le stockage des formulaires dans les systèmes de gestion de documents (DMS).

Pour exporter une soumission de formulaire depuis le tableau de bord Samsara, effectuez le flux de travail suivant :

Les PDFs reflètent la soumission du formulaire au moment où vous l'exportez. Si des détails de problème changent après l'exportation, ces changements n'apparaîtront pas dans le fichier. Les soumissions complexes avec plusieurs images peuvent prendre plus de temps à générer.

Vous pouvez également exporter une soumission de formulaire via l'API Samsara, qui peut automatiser les rapports, déclencher des exportations immédiatement après la soumission et envoyer des PDF directement dans votre capteur de porte, logiciel de planification des ressources d'Entreprise ou archives légales. Pour plus d'informations, visitez notre documentation développeur pour lancer une demande d'exportation de formulaire PDF et récupérer un formulaire PDF complété .

Si vous souhaitez supprimer les attributions de formulaires qui ne sont plus nécessaires de la boîte de réception d'un conducteur, ou si vous souhaitez masquer les formulaires de la vue dans votre tableau de bord des soumissions, vous pouvez utiliser la fonction Archive. La fonction d'archivage est disponible dans le menu déroulant de statut dans la vue détaillée.

Les formulaires qui sont archivés passent à l'onglet Archivé du tableau de bord des soumissions. Les formulaires qui ont été attribués puis archivés sont retirés de la boîte de réception du conducteur. Les soumissions ad hoc qui ont été soumises puis archivées sont retirées de la liste des soumissions du conducteur.

Vous pouvez également désarchiver, ou retirer un formulaire de Archivé, en mettant à jour le formulaire à un statut différent. Les changements de statut sont limités par le statut d'approbation initial de la soumission du formulaire avant l'archivage. Par exemple, les formulaires qui étaient marqués Complété et ensuite archivés, ne peuvent revenir qu'à Complété.

Le tableau suivant fournit les options de statut auxquelles un formulaire archivé peut revenir en fonction de son statut d'origine :

Les formulaires qui sont attribués, archivés puis désarchivés sont renvoyés dans la boîte de réception du conducteur. La notification du formulaire ne se produit que lors de l'attribution initiale du formulaire et n'aura pas de notification supplémentaire.

Les formulaires archivés sont retirés de toutes les colonnes de l'Aperçu des formulaires. Lorsqu'ils sont désarchivés, ils sont renvoyés aux colonnes de l'Aperçu des formulaires.