Formularauslöser und -aktionen in Automatisierungen

Connected Workflows lässt sich in die Samsara-Automatisierungsplattform integrieren, sodass Formulareinreichungen und Probleme automatisch mehrstufige Workflows auslösen können. Wenn beispielsweise ein Formular mit einer nicht bestandenen Inspektion eingereicht wird, leitet es die Inspektionsbewertung automatisch zur Benachrichtigung an einen Vorgesetzten weiter und löst anschließend einen neuen Arbeitsauftrag mit vorausgefülltem Kontext für einen Wartungstechniker aus.

Diese detaillierte Ebene von Auslösern und Aktionen in Automatisierungen ermöglicht es Managern für Sicherheit, Betrieb und Compliance, Ereignisse im Formularlebenszyklus als Automatisierungsauslöser zu verwenden und anschließend Bedingungen, Warteschritte, Benachrichtigungen und andere Plattformaktionen – einschließlich Aktionen außerhalb von Formularen – zu verketten, um Folgearbeiten zu orchestrieren, anstatt eine einmalige Benachrichtigung zu senden.

Um Formularauslöser und die Aktion Formular zuweisen verwenden zu können, muss Ihre Organisation über die entsprechende Lizenz verfügen, und Sie benötigen Connected Workflows-Berechtigungen sowie Zugriff auf Automatisierungen, um Automatisierungen zu erstellen.

Formularauslöser

Sie können die BenachrichtigungsauslöserFormular eingereicht und Problem erstellt in Benachrichtigungen für reine Benachrichtigungsreaktionen verwenden. Jeder Auslöser unterstützt unterschiedliche Filter:

Auslöser

Beschreibung

Verfügbare Filter

Formular eingereicht

Wird ausgelöst, wenn ein Formular seinen eingereichten Endstatus erreicht. Wird einmal pro Einreichung ausgelöst.

Verwenden Sie Formular eingereicht, wenn die Automatisierung nach Abschluss einmal ausgeführt werden soll und Sie nach einer Bewertung oder einem Antwortwert filtern müssen.

Formularvorlage, Bewertungsschwellenwert, Antwortwert in einem bestimmten Feld.

Die Antwortfilterung gilt für Mehrfachauswahl- und Kontrollkästchenfelder.

Formular aktualisiert

Wird ausgelöst, wenn sich eine Einreichung ändert, beispielsweise durch eine Statusänderung, Feldbearbeitung oder Genehmigungsaktion. Wird bei jeder Aktualisierung ausgelöst.

Verwenden Sie Formular aktualisiert, wenn die Automatisierung auf Statusübergänge wie eine Genehmigung oder auf eine Neuzuweisung reagieren soll.

Formularvorlage, Status, Ziel (Fahrer, Benutzer oder Gruppe).

Bewertungs- und Antwortfilter sind für diesen Auslöser nicht verfügbar.

Problem erstellt

Wird ausgelöst, wenn ein Problem erstellt wird, einschließlich Problemen, die automatisch durch einen nicht bestandenen Inspektionspunkt erstellt werden.

Verwenden Sie Problem erstellt für Korrekturmaßnahmen-Workflows, die mit Problemen verknüpft sind.

Formularvorlage, Assets.

Bewertungs- und Antwortfilter sind für diesen Auslöser nicht verfügbar.

Anmerkung

Eine Inspektion, die ein Problem erstellt, löst sowohl Formular eingereicht als auch Problem erstellt aus. Abonnieren Sie einen Auslöser, es sei denn, die nachgelagerte Aktion kann sicher zweimal ausgeführt werden.

Auslöser zeigen Werte an, die spätere Schritte lesen können. Formular eingereicht und Formular aktualisiert stellen beide die Einreichungsreferenz bereit. Formular aktualisiert zeigt außerdem den resultierenden Status, die Person, die die Änderung vorgenommen hat, sowie Feldwerte zum Zeitpunkt der Aktualisierung an.

Aktion „Formular zuweisen“

Wenn Sie eine Benachrichtigung konfigurieren, können Sie die Aktion Formular zuweisen verwenden, um einem Fahrer oder Mitarbeiter eine Formularzuweisung zur Bearbeitung zuzuweisen. Sie wählen die Formularvorlage, den Empfänger und das Fälligkeitsdatum aus. Das Fälligkeitsdatum akzeptiert eine Dauer bis zur Fälligkeit in Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen, die optional ab einer angegebenen Startzeit statt ab der aktuellen Zeit gemessen wird, sodass Sie Fristen festlegen können, die innerhalb derselben Arbeitsschicht liegen. Diese Aktion benachrichtigt Mitarbeiter und Fahrer in der Samsara Driver-App über eine Formularzuweisung.

Anmerkung

In Automatisierungen weist Formular zuweisen das Formular einem einzelnen Fahrer zu, der mit dem Auslöser der Automatisierung verknüpft ist. Für Formularzuweisungen an mehrere Fahrer oder basierend auf Gruppen verwenden Sie klassische Benachrichtigungen.

Eine Formularautomatisierung erstellen

Sie können einen Workflow für die Formularautomatisierung verwenden, wenn ein Formularereignis Folgearbeiten auslösen soll, die über eine einzelne Benachrichtigung hinausgehen, beispielsweise das Zuweisen eines Korrekturformulars nach einer nicht bestandenen Inspektion oder das Benachrichtigen eines Vorgesetzten, wenn eine Punktzahl unter einen Schwellenwert fällt.

Um eine Formularautomatisierung zu erstellen, führen Sie den folgenden Workflow aus:

Wählen Sie das Symbol Einstellungen ( ) unten in Ihrem Flottenmenü aus, um die Dashboard-Einstellungen anzuzeigen.
Gehen Sie zu Organisation > Automatisierungen.
Erstellen Sie eine neue Automatisierung oder öffnen Sie eine vorhandene Automatisierung zur Bearbeitung.
Wählen Sie einen Formularauslöser aus: Formular eingereicht, Formular aktualisiert oder Problem/Mangel erstellt.
1. Wählen Sie unter Bedingungen die zu überwachende Formularvorlage und alle zusätzlichen Kriterien aus, die erfüllt sein müssen, damit der Auslöser aktiviert wird, beispielsweise einen Punkteschwellenwert, einen Antwortwert, einen Status, ein Ziel oder ein Asset.
  
  Anmerkung
  
  Filter für Punktzahl und Antwortwert sind nur für Formular eingereicht verfügbar.
2. Geben Sie unter Anwenden auf an, wen dieser Auslöser betrifft (bestimmte Fahrer, Fahrzeuge oder Gruppen).
Fügen Sie nach Bedarf Schritte zwischen dem Auslöser und der Aktion hinzu, beispielsweise bedingte Verzweigungen, Warteschritte oder Benachrichtigungen.
Fügen Sie die Aktion Formular zuweisen hinzu, wenn der Workflow eine Folgeformularzuweisung erstellen soll.
1. Wählen Sie die zuzuweisende Formularvorlage aus.
2. Wählen Sie den Empfänger aus und legen Sie die Dauer bis zur Fälligkeit fest.
Speichern und aktivieren Sie die Automatisierung.

Wenn die Automatisierung häufiger als erwartet ausgeführt wird, vergewissern Sie sich, dass der Auslöser nicht Formular aktualisiert ist, da dieser bei jeder Änderung an einer Übermittlung ausgeführt wird. Wechseln Sie zu Formular eingereicht oder fügen Sie einen Statusfilter hinzu.

Klassische Benachrichtigungen und Automatisierungen

Klassische Benachrichtigungen gab es bereits vor Automatisierungen und sie unterstützen reine Benachrichtigungsreaktionen ohne Verzweigungen oder mehrstufige Sequenzen. Formularauslöser sind an beiden Stellen verfügbar. Samsara empfiehlt, Automatisierungen zu verwenden, wenn Sie bedingte Verzweigungen, Warteschritte, mehrere Aktionen oder Agentenknoten benötigen. Für Formularzuweisungen an mehrere Fahrer oder basierend auf Gruppen empfehlen wir Ihnen, eine Benachrichtigung zu konfigurieren.

Weitere Informationen zu den Unterschieden bei den Funktionen von Benachrichtigungen und Automatisierungen finden Sie in der folgenden Tabelle:

Funktion	Klassische Benachrichtigungen	Automatisierungen
Auslöser „Formular eingereicht“	Vorlagen-, Punktzahl- und Antwortfilter	Vorlagen-, Punktzahl- und Antwortfilter sowie nachgelagerte Bedingungen
Auslöser „Formular aktualisiert“	Vorlagen-, Status- und Zielfilter	Vorlagen-, Status- und Zielfilter
Auslöser „Problem erstellt“	Vorlagen- und Asset-Filter	Vorlagen- und Asset-Filter
Mehrstufige Workflows	Nicht unterstützt	Bedingte Verzweigungen, Warteschritte und mehrere Aktionen
Zuordnung für „Formular zuweisen“	Mehrere Fahrer, Gruppen und Fahrer des Vorfalls	Einzelner Fahrer, der mit dem Auslöser der Automatisierung verknüpft ist
Agentenknoten	Nicht unterstützt	Der Formularauslöser kann Informationen aus dem Formular zur weiteren Verarbeitung oder Aktion an einen KI-Agenten weitergeben
Zustellung von Benachrichtigungen	E-Mail, Push und SMS	E-Mail, Push, SMS und zusätzliche Aktionstypen der Plattform