Gestion des heures de service non attribuées

Lorsqu’un véhicule est en mouvement, le temps de conduite est enregistré. Dans les situations où un véhicule se déplace sans qu’un conducteur ait indiqué utiliser ce véhicule dans l’application conducteur, des heures de service non attribuées sont générées. Ce temps de conduite doit être attribué à un conducteur ou faire l’objet d’une justification de la part de l’administrateur de flotte.

Bonnes pratiques relatives aux heures de service non attribuées

La meilleure pratique recommandée est d’assigner ce temps de conduite au conducteur concerné lorsque c’est possible, ceci laissant moins de place à l’interprétation lors d’un audit.

Attribution ou annotation des heures de service non attribuées

1. Rendez-vous dans Conformité> Heures de service non attribuées pour accéder à tous les segments de temps de conduite non attribués.
2. Ici, vous visualiserez l’ensemble des segments non attribués organisés par véhicule. Sélectionnez le nom du véhicule et ajustez la chronologie pour la période souhaitée. Ici, vous visualiserez l’ensemble des trajets non attribués associés au véhicule pour les périodes que vous avez sélectionnées.
3. Cochez la case qui apparaît à gauche de chaque trajet que vous souhaitez attribuer ou annoter. Vous pouvez aussi sélectionner tous les segments affichés, avec le bouton Tout sélectionner. 

Pour l’attribution : cliquez sur Attribuer puis, dans la fenêtre suivante, sélectionnez le conducteur et le statut d’activité appropriés, et cliquez sur Enregistrer. Une fois attribués, ces segments apparaîtront dans l’onglet En cours où ils resteront jusqu’à ce que les heures de service soient approuvées par le conducteur auquel elles ont été assignées. Les modifications en attente, modifications faites avant qu’un conducteur valide son registre, sont aussi dans l’onglet En cours. 

Pour l’annotation : Sélectionnez Annoter puis, dans la fenêtre suivante, saisissez un commentaire concernant le déplacement du véhicule et sélectionnez Enregistrer. Cela apporte une explication à la création du segment non attribué, sans avoir à l’assigner à un conducteur spécifique. Après l’annotation, le segment sera visible dans l’onglet Annoté.

4. Les segments nouvellement annotés seront consignés dans le rapport des heures de service non attribuées jusqu’à ce que le conducteur examine et approuve l’attribution dans l’application conducteur. Ils apparaîtront également dans le registre des heures de service du conducteur en tant que modifications en attente jusqu’à leur acceptation. Si le registre du conducteur n’a pas encore été validé, le conducteur aura accès aux attributions suggérées après la validation. Voir ci-dessous pour plus d’informations concernant l’application conducteur : Accepter ou refuser les modifications du transporteur.

Alertes de temps de conduite non attribué

Les administrateurs chargés de la gestion et du suivi des heures de service non attribuées ont la possibilité de configurer des alertes pour être notifiés lorsqu’un véhicule de leur flotte accumule du temps de conduite non attribué. 

Pour savoir comment configurer les alertes, cliquez ici. 

Application conducteur : accepter ou refuser les modifications du transporteur

Une fois que le transporteur a attribué des heures de service au conducteur, la suggestion est immédiatement envoyée à l’application conducteur du terminal mobile du conducteur. Si le registre n’a pas encore été validé, les attributions d’heures de service seront visibles dès que le conducteur aura validé son registre pour cette journée.

1. Une bannière rouge affichant le texte Examiner les modifications du transporteur apparaît sur l’écran principal des heures de service du conducteur et sur chaque registre pour lequel il existe des modifications en attente.
2. Le conducteur sélectionne Examiner les modifications du transporteur pour accepter ou refuser les modifications. Si le conducteur ne consulte pas les modifications à ce moment, un message le lui rappellera juste avant qu’il se déconnecte.            
3. Le registre lié aux heures de service que vous avez attribuées s’ouvre, et le conducteur est invité à passer en revue vos modifications avant de valider à nouveau le registre. Pour comparer les modifications apportées au registre original, le conducteur peut basculer entre l’affichage Registre modifié et Registre original.
4. Si le registre fait l’objet de plusieurs modifications, le conducteur peut utiliser le bouton marque de vérification ou le bouton x qui se trouve à côté de chaque segment édité, pour accepter ou refuser le segment concerné. Pour refuser toutes les modifications, le conducteur utilise le bouton x qui se trouve à côté de chaque segment édité. Les modifications rejetées retourneront dans la fille d’attente Non attribuées dans le tableau de bord. 
5. Le conducteur sélectionne ensuite Valider et transmettre en bas de l’écran.
6. Si des modifications sont en attente pour plusieurs registres, la commande Valider et transmettre amène directement le conducteur au prochain registre à examiner. Le conducteur peut cliquer sur Ignorer à tout moment pour passer à un autre jour ou sur Annuler pour quitter cet écran.

Remarque : l’attribution d’heures de service non attribuées est considérée comme une modification du registre du conducteur. Les administrateurs peuvent modifier jusqu’à 30 jours de registres validés (le conducteur sera invité à accepter/refuser les modifications).