Informe de combustible y energía

El informe de combustible y energía muestra información sobre el uso de combustible que hacen los conductores, o de los vehículos de su flota. En él se incluye el nombre del vehículo, la cantidad de combustible utilizada, la eficiencia del combustible, el coste estimado, el tiempo de servicio del motor, el tiempo de ralentí, y el porcentaje de tiempo de inactividad. El informe se puede ejecutar por hora, día, semana, mes o cualquier otro período de tiempo personalizado.

• Combustible utilizado: Combustible utilizado en un período de tiempo específico.
• Eficiencia de combustible: Las millas del conductor o del vehículo por galón en un período de tiempo específico.
• Cost. est.: El coste de combustible estimado se basa en la media de coste nacional del combustible, y se actualiza semanalmente.
• Tiempo de servicio del motor: La cantidad de tiempo durante la cual el motor está cargado (el vehículo está en funcionamiento o la toma de fuerza está funcionando).
• Tiempo de ralentí: El tiempo de ralentí es la cantidad de tiempo en la que el motor está encendido pero no cargado. Ralentí es un estado del motor que es comunicado por el ECM/ECU del vehículo (los estados son encendido/apagado/inactivo). Cuando un vehículo pasa a ralentí o el tiempo de ralentí supera los 2 minutos, el tiempo de ralentí es captado y comunicado. Si el tiempo de ralentí es inferior a 2 minutos, este no se comunica.
• Porcentaje de tiempo de ralentí: El tiempo de ralentí dividido por el tiempo de servicio del motor + tiempo de ralentí * 100.

Para acceder al informe de uso de combustible, haga clic en Combustible y Energía en la parte izquierda de su tablero.

PTO/AUX y tiempo de ralentí

El PTO/AUX y el tiempo de ralentí permiten a los administradores ver qué vehículos o conductores están más o menos en esa situación frente a otros para identificar oportunidades de asesoramiento.

Nota: El tipo de entrada auxiliar debe configurarse para los vehículos para que el tiempo de PTO se identifique correctamente.

• Toma de fuerza (PTO): Indica que el equipo auxiliar está siendo alimentado por el motor del vehículo. Se utiliza para alimentar equipos como la pluma de un camión de suministros públicos o las luces de emergencia de una ambulancia.
• Ralentí: Cuando el motor está en marcha pero el vehículo no está en movimiento.

Nota: Horas totales del motor = Tiempo de conducción del vehículo + Tiempo de PTO/Aux + Tiempo de ralentí.

Para activar esta función, póngase en contacto con el servicio de asistencia técnica o con su gestor personal.

Creación de un coste de combustible personalizado

Si desea poder insertar su propio coste de combustible por galón, puede guardar un coste de combustible personalizado para toda la flota a través de Configuración > Combustible y Energía.

No es necesario establecer un coste de combustible personalizado; si no se guarda un coste de combustible personalizado, la columna de coste estimado del informe de uso de combustible seguirá utilizando la media nacional del coste de un galón de combustible. La media nacional se actualiza semanalmente.

Si conoce el coste exacto por galón de combustible para su flota, o si solo opera en ciudades o regiones específicas, puede utilizar un coste de combustible personalizado en lugar del coste medio nacional de combustible para afinar el coste estimado por vehículo y conductor en el informe de uso de combustible.

La actualización del coste del combustible actualizará la columna de coste estimado en el informe de uso de combustible y en el panel de resumen de flota. El coste estimado siempre utilizará el coste de combustible personalizado más reciente. Por tanto, el coste del combustible no se aplicará con carácter retroactivo.

Para ver el coste del combustible actualizado en el informe de uso de combustible, vaya a Informes > Uso de combustible.

Informe de compra de combustible

El informe de compras del combustible está disponible en el panel de control en Combustible y energía > Compras de combustible. Debe subir manualmente los datos de compra de combustible en un archivo CSV para sincronizarlos con el panel de control. El informe de compra de combustible muestra:

• Todos: cantidades, costes, tiempos y ubicaciones de las compras de combustible subidas.
• Compras verificadas / sin verificar: esto le permite saber si un vehículo de su flota estaba cerca en el momento de la compra. Las compras verificadas incluirán un enlace a la búsqueda de proximidad que verificó la compra. «No verificada» significa que no había ningún vehículo cerca.
• Compras no válidas: se trata de compras en las que la dirección u otros datos pueden no ser válidos y la compra no se ha podido marcar como verificada. Como administrador, puede editar manualmente un archivo para corregir errores tipográficos o de dirección y volver a cargarlo. El informe resolverá las cargas duplicadas y, si la dirección es válida, verificará la compra.

La subida de tarjetas de combustible solo genera un informe que muestra el estado de verificación de las compras de combustible. Este informe se puede exportar a CSV seleccionando la opción Más acciones en la parte superior derecha de la página del informe. 

Asignación de vehículos para transacciones

Los formatos Wex y CSV genérico permiten opcionalmente especificar el vehículo al que se quiere asignar la transacción.

Para el CSV genérico, Samsara leerá la columna Vehículo. Si esta cadena coincide con el identificador, el VIN o el nombre de un vehículo, Samsara asigna la transacción al vehículo correspondiente. Si se proporciona un valor pero no se encuentra ninguna coincidencia, Samsara volverá a la coincidencia basada en el tiempo y la proximidad.

Para Wex, Samsara leerá las siguientes columnas:

• VIN
• Línea impr. 2
• Vehículo personalizado/Identificación de activos
• Descripción del vehículo

Para cualquiera de estas columnas, Samsara sigue el mismo procedimiento de comparación, cotejándolas con el VIN, el identificador y el nombre del vehículo. Si esas coincidencias fallan, Samsara recurre a las coincidencias basadas en el tiempo y la proximidad.

Carga del archivo CSV en el panel de control

Las compras de combustible empezarán a procesarse inmediatamente después de la subida del archivo, y pueden tardar desde unos minutos a unas horas en completarse, en función del número de transacciones. Puede cargar datos de un rango de fechas más reducido (por ej. tamaño de archivo más pequeño) si se desean obtener resultados más rápidos.

Tiene la posibilidad de seleccionar uno de nuestros distribuidores de tarjetas de combustibles más populares (gráfico a continuación). Si no tiene uno de estos distribuidores, puede cargar sus datos de compra de combustible como «Otros» a través de la plantilla genérica de Samsara. Todas las plantillas se adjuntan al final de este artículo.

A continuación, encontrará instrucciones sobre cómo completar este proceso y especificaciones técnicas adicionales por distribuidor.

1. Como administrador, puede acceder a la lista desplegable de distribuidores de tarjetas de combustible desde Informes > Compras de combustible > Más acciones > Subir CSV
2. Puede subir el archivo completo que reciben de su distribuidor de tarjetas de combustible (tendrá muchas más columnas que lo que se requiere a continuación), siempre que las columnas que aparecen a continuación estén incluidas y tengan el formato correcto. No necesita borrar los datos extra, a menos que el archivo sea demasiado grande (> 750 KB).
3. Elimine cualquier carácter especial, como $, en todas las columnas.

Tenga en cuenta que con nuestra integración de la tarjeta de combustible FLEETCOR, puede cargar automáticamente sus compras de combustible desde Comdata. Visite este enlace para obtener más información.

Puede utilizar las siguientes plantillas para empezar a cargar:

Cabezales de carga de combustible - WEX

Cabezales de carga de combustible - COMDATA

Cabezales de carga de combustible - Fuelman

Especificaciones del proveedor de la tarjeta de combustible